Hvað er Google skjöl: eiginleikar og aðgerðir

Ef þú vinnur mikið á netinu, eða vinnur með skjöl og þú þarft að taka flash-drif með upplýsingum, hefur þú örugglega áhuga á að vita hvað Google Docs er. Kannski hefurðu þegar notað það, eða kannski hefur þú ekki gefið það tækifæri ennþá.

Þetta skipti, við viljum færa þér þetta Google tól að ef þú ert með tölvupóst frá Gmail, hefur þú örugglega séð hann. Viltu vita hvað það er, hvaða eiginleika það hefur og hverjar eru aðgerðir? Og hvers vegna ættir þú að nota það eða hvers vegna ekki? Svo, haltu áfram að lesa það sem við höfum safnað fyrir þig.

Hvað er Google skjöl

Það fyrsta sem þú ættir að vita er hvað Google Docs er. Og í þessu tilfelli erum við að tala um a ritvinnsluþjónusta á netinu. Með öðrum orðum, þetta er netforrit þar sem þú getur búið til og breytt textaskjölum á netinu. Einnig, með því að vera tengdur við internetið, munu allir sem hafa hlekkinn á það skjal (og heimildir til að breyta) geta unnið að skjalinu. Þetta gerir rauntíma samvinnu við aðra notendur.

Og við það verðum við að bæta kraftinum fá aðgang að skjölum úr hvaða tæki sem er með nettengingu.

Aðgerðir Google skjala

Við höfum þegar fjallað um nokkra af mikilvægustu eiginleikum Google Docs, en við viljum fara aðeins dýpra svo þú skiljir allt sem þetta tól sem er innan þjónustunnar sem Google Drive býður upp á býður þér.

Milli þeirra, eftirtektarverðastar eru eftirfarandi:

• Ritvinnsluforrit: gerir þér kleift að skrifa, breyta, forsníða og forsníða texta auðveldlega.
• Að geta unnið í rauntíma: gerir þér kleift að vinna á sama skjalinu með nokkrum einstaklingum á sama tíma. Auðvitað er nauðsynlegt að þetta fólk hafi aðgang að skjalinu og heimildir til að breyta því.
• Skoða breytingasögu – Gerir þér kleift að sjá hver hefur gert breytingar á skjali og afturkalla þær ef þörf krefur.
• Gerðu athugasemdir og tillögur: Þú getur bætt athugasemdum og tillögum við skjal til að ræða breytingar.
• Þú hefur nokkur sniðmát tiltæk: fyrir mismunandi tegundir skjala, svo sem ferilskrá, bréf o.s.frv.
• Það er samþætt í Google Drive: í raun er þessi þjónusta ein af þeim sem þú ert með í Google Drive ásamt öðrum eins og möguleikanum á að búa til skyggnur, töflureikna...
• Það er samhæft við mismunandi snið: þú munt geta flutt inn og flutt skjöl á mismunandi sniðum, svo sem Microsoft Word, PDF, odt osfrv.
• Þú munt hafa háþróuð klippiverkfæri: eins og töflur, línurit, myndir osfrv.
• Þú getur leitað að upplýsingum á netinu í skjalinu.
• Það hefur aðgengisverkfæri: til að stilla stærð textans, birtuskil osfrv.
• Það samþættist öðrum Google verkfærum eins og Google Calendar, Google Meet osfrv.

Fyrir allt þetta, Það er eitt fullkomnasta tækið og býður upp á marga kosti þegar það er notað. En hvað geturðu raunverulega gert með Google skjölum?

Eiginleikar Google Skjalavinnslu

Þú veist nú þegar hvað Google Docs er. Þú veist einkenni þess. Og þú gætir haft hugmynd til hvers þetta tól er fyrir. En bara ef þú ættir að vita að við erum að tala um ritvinnsluforrit þar sem þú munt geta búið til ný textaskjöl. Ásamt bekkjarfélögum þínum muntu einnig geta búið til töflureikna og kynningar.

En ekki bara búa til skjölin. Ef þú ert með einhverjar þarftu aðeins að hlaða þeim upp á Google Drive og Google Docs mun sjá um að opna þau (eða umbreyta þeim fyrir þetta) svo þú getir breytt þeim hvar sem þú ert (svo lengi sem þú ert með internet).

Einn af helstu aðgerðum og kostum Google Docs er möguleiki á að fleiri vinni við skjalið á sama tíma. Þannig er hægt að sjá hvenær maður skrifar á það eða gera breytingar í rauntíma. Til viðbótar við þetta er möguleiki á að gera athugasemdir og leggja til breytingar (eins og við getum gert í Word, LibreOffice eða OpenOffice).

Þegar þú hleður niður þessum skjölum, við getum deilt þeim með öðrum notendum og gefið þeim leyfi til að breyta, en einnig flytja þær út á mismunandi sniðum eins og PDF, Word, RTF, meðal annarra.

Eins og þú sérð er þetta tæki sem hefur nánast hugsað um allt. Nú eru alltaf einhverjir kostir og gallar við að nota það eða ekki. Einn stærsti ótti er sú staðreynd að hlaða inn „viðkomandi“ upplýsingum og að þær gætu lekið. Á hinn bóginn hefurðu möguleika á að ferðast hvert sem er án þess að þurfa að hafa flash-drif, diska osfrv. með þær upplýsingar og vinna þannig hvert sem þú ferð. Eigum við að tala um allt það góða, og ekki svo góða, sem Google Docs hefur?

Kostir og gallar þess að nota Google Docs

Hingað til höfum við sagt þér margt gott um Google Docs. Og við munum halda því áfram. En við viljum vera hlutlæg og hvert tæki, forrit... hefur sína kosti og galla. Og þetta er engin undantekning.

Meðal kosta þess að nota Google Docs er fyrst og fremst að það er ókeypis. Þú þarft heldur ekki að hlaða því niður eða setja upp neitt á tölvunni þinni. Einfaldlega með Gmail tölvupósti hefurðu nú þegar aðgang að þessu og mörgum öðrum verkfærum. Sem annar kostur hefur þú rauntíma samvinnu við nokkra aðila, sem auðveldar samskipti og teymisvinnu.

Sú staðreynd að geta nálgast skjölin úr hvaða tæki sem er með nettengingu er líka plús, sérstaklega þar sem það takmarkar þig ekki aðeins við tölvuna heldur geturðu líka farið inn úr farsímanum þínum eða spjaldtölvu.

Nú, hvað er að því? Reyndar, Það eru nokkrir punktar sem þarf að hafa í huga sem við viljum að þú skoðir:

• Það fer eftir nettengingu til að virka. Ef það er ekkert internet hefurðu ekki aðgang að skjölunum (þó nú geturðu unnið án internets og breytingarnar eru hlaðnar upp um leið og þú tengist).
• Þú gætir átt í öryggisvandamálum ef það er ekki rétt stillt.
• Samhæfnisvandamál við sum skráarsnið. Það er eitthvað óumflýjanlegt. Ef þú flytur inn skjal og Google Docs getur ekki lesið það, muntu ekki geta gert neitt við það.
• Afköst hrynja ef unnið er með mjög stór eða flókin skjöl.
• Persónuverndarvandamál ef skjölum er deilt með óæskilegu fólki. Eða ef þú deilir því til dæmis með teymi og liðsmaður fer en þú gleymir að fjarlægja það frá notendum sem geta séð skjalið.

Svo er það áreiðanlegt?

Það er ekki auðvelt að svara þessari spurningu. Og það er að, allt eftir notkuninni sem þú vilt gefa því, gætum við sagt já eða nei.

Td Ef þú ætlar að nota það til að hafa skjal með öllum tilvísunum um vörur þínar fyrir netverslunina þína, gætum við sagt já, Það er áreiðanlegt og það mun einnig hjálpa þér að hafa þessi skjöl hvert sem þú ferð. Ef þú notar það til að hafa afrit í skjali á póstlistanum þínum sem þú sendir fréttabréf á, fer það eftir því hversu örugg þú telur að skráin sé. Þrátt fyrir að Google verndi þær „persónulegar“ upplýsingar sem eru í mestri hættu og krefjast mikils öryggis, þá ætti ekki að hlaða þeim upp á Google Drive eða Google Docs fyrir okkur.

Ákvörðunina verður þú að taka, en það er enginn vafi á því að Google Docs getur verið góð lausn og forðast að þurfa að setja upp textavinnsluforrit á tölvunni þinni eða jafnvel treysta á tölvu til að virka (vegna þess að þú getur gert það í farsíma eða spjaldtölvuna).