ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ ઇશ્યૂ અને રદ કેવી રીતે કરવું: પગલાંઓ જાણો

જો તમે એવા લોકોમાંના એક છો જેમને ઇન્વૉઇસ બનાવવા અને ઇમેઇલ દ્વારા મોકલવાના છે, તો તમે ચોક્કસપણે ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસનો ઉપયોગ કરશો. પરંતુ, જ્યારે તેઓ તમને ચૂકવણી કરતા નથી, ત્યારે શું તમે જાણો છો કે તમારે તે રદ કરવું પડશે? શું તમે આ વિષયો માટે નવા છો અને ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે ઇશ્યૂ અને રદ કરવું તે જાણતા નથી?

ચિંતા કરશો નહીં, અહીં અમે તમને એવી ચાવીઓ જણાવીએ છીએ જે તમારે ધ્યાનમાં રાખવી જોઈએ જેથી ટ્રેઝરી તમને કંઈ ન કહે. શું આપણે શરૂ કરીએ?

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વોઇસ શું છે

પહેલાં, જ્યારે ઇન્ટરનેટ ન હતું, ત્યારે તમારા શહેરની બહાર કામ શોધવાનું વધુ મુશ્કેલ હતું. પરંતુ તે કરી શકાય છે. જો કે, તમે કરેલી સેવા, કાર્ય અથવા ઉત્પાદનો માટે ચાર્જ લેવા માટે ઇન્વૉઇસ (જો તમે સ્વ-રોજગાર ધરાવતા હો) સબમિટ કરો, ત્યારે તમારે તેને મોકલવાનું હતું. ફેક્સ દ્વારા, ટપાલ દ્વારા, પ્રમાણિત મેઇલ દ્વારા, વેપારી માલ સાથે...

ઈન્ટરનેટના આગમન સાથે, ઘણાએ ઈમેલ દ્વારા ઈન્વોઈસની નકલો મોકલવાનું શરૂ કર્યું., જો કે તેઓએ ઉત્પાદન સાથે અથવા પોસ્ટલ મેઇલ દ્વારા ઇન્વોઇસ પણ મોકલ્યું હતું. જો કે, આ પ્રથા ખોવાઈ ગઈ છે અને અંતે આ કંઈક છે જે હવે કરવામાં આવતું નથી.

તેથી, અમે કહી શકીએ કે ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ લાગુ કરવામાં આવ્યું છે. પરંતુ તે શું છે? વાસ્તવમાં, તે એક ઇનવોઇસ છે જે ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે જારી અને મોકલવામાં આવે છે. બીજા શબ્દો માં, એક ભરતિયું જે તમે તમારા કમ્પ્યુટર (અથવા મોબાઇલ ફોન અથવા પ્રોગ્રામ) વડે બનાવો છો અને જે તમે ઇન્ટરનેટનો ઉપયોગ કરીને મોકલો છો.

નાણા મંત્રાલય માટે, આ ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ બરાબર પેપર ઇન્વૉઇસ જેવું જ છે, તેની સમાન માન્યતા છે.

તો આપણે એમ કહી શકીએ તે પરંપરાગત પરંતુ આધુનિક ઇન્વોઇસ છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસેસના પ્રકાર

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ ઇશ્યૂ કરવા અને રદ કરવા વિશે તમારી સાથે વાત કરતાં પહેલાં, તમારે જાણવું જોઇએ કે ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ બે પ્રકારના હોય છે.

એક તરફ, તમારી પાસે સંરચિત ફોર્મેટ સાથે ઇન્વૉઇસેસ છે. આ તે છે જે સામાન્ય રીતે કરવામાં આવે છે, જેનું પૂર્વનિર્ધારિત ફોર્મેટ હોય છે અને તે હાથથી અથવા આપમેળે થાય છે., ફક્ત ગ્રાહકનો ડેટા અને તમે જે ઉત્પાદન અથવા સેવા આપો છો તેની રકમ બદલવી.

બીજી બાજુ, તમારી પાસે અસંગઠિત ફોર્મેટ સાથેના ઇન્વૉઇસેસ છે. આ સમજવા માટે પણ વધુ સરળ છે. કલ્પના કરો કે તમારી પાસે પેપર ઇન્વૉઇસ છે જેને તમારે "ડિજિટાઇઝ" કરવાની જરૂર છે. ઠીક છે, ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વોઇસ તરીકે કાયદેસર બનાવવા માટે ફોટો લેવા અથવા તેને પીડીએફમાં સ્કેન કરવા જેવું કંઈ નથી.

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ ઇશ્યૂ અને રદ કેવી રીતે કરવું

હવે, ચાલો જઈએ. જો તમે ઇન્વૉઇસેસના વિષયમાં શિખાઉ છો, કાં તો કારણ કે તમે તાજેતરમાં તમારું ઈકોમર્સ ખોલ્યું છે અને તમને ઇન્વૉઇસેસ વિશે કોઈ ખ્યાલ નથી; ઠીક છે, કારણ કે તમે સ્વ-રોજગાર છો, આ તમારા માટે સારું હોઈ શકે છે.

પરંતુ ઇનવોઇસ જારી કરવું એ તેને રદ કરવા જેવું નથી.. તો ચાલો ભાગોમાં જઈએ જેથી તમે બધું સમજી શકો:

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે જારી કરવું

જેમ કે અમે તમને પહેલા કહ્યું છે તેમ, ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસનું ઇશ્યુ પ્રોગ્રામ્સ, ટેમ્પલેટ્સ, મેન્યુઅલ્સ સાથે કરી શકાય છે... જો તમે વ્યક્તિગત બ્રાન્ડ બનાવવા માંગતા હોવ અથવા તમારા ઇન્વૉઇસેસ માટે પણ ક્લાયન્ટ તમને ઓળખી શકે, તો આદર્શ એ છે કે તમે બનાવો તમારા માટે વ્યક્તિગત અને અનન્ય નમૂનો (જ્યાં સુધી તે ઇન્વૉઇસની કાયદેસરતાનું પાલન કરે છે).

આવશ્યક ઘટકોમાં તમારે શામેલ કરવું જોઈએ:

• ક્લાયન્ટ ડેટા. નામ અને અટક (અથવા કંપનીનું નામ), સરનામું, NIF અથવા CIF, ટેલિફોન નંબર અને ઇમેઇલ સરનામું.
• તમારો ડેટા. ઉપરની જેમ જ, તમારી જાતને ઓળખવા માટે તમારે જે કંઈ દાખલ કરવાની જરૂર છે.
• તારીખ. ઇન્વોઇસ જારી કરવામાં આવે તે તારીખ.
• બીલ નંબર. આ ટોચ પર જશે અને તમારે તેમને સળંગ નંબર આપવો પડશે. એટલે કે, જો તમે 1 જાન્યુઆરીએ ઇન્વૉઇસ કરો છો, તો તે નંબર 1 હશે અને પછી તમે જે ઇનવોઇસ બનાવશો તે નંબર 2 હશે, પછી ભલે તમે તેને જાન્યુઆરી, ફેબ્રુઆરી અથવા નવેમ્બરમાં કરો. વર્ષ તે સંખ્યા સાથે આવે છે. અને યાદ રાખો, દર નવા વર્ષે નંબરિંગ રીસેટ થાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, 1 જાન્યુઆરી, 2023ના રોજ તમે ઇન્વૉઇસ 1/2023 બનાવો છો. અને 1 જાન્યુઆરી, 2024 ના રોજ જો તમારે બીજું ઇન્વૉઇસ બનાવવું હોય તો તે 1/2024 હશે.
• શું કરવામાં આવ્યું છે અથવા ખરીદ્યું છે તેનું વર્ણન. અમે ભલામણ કરીએ છીએ કે ગ્રાહકે શું ખરીદ્યું છે તે સ્પષ્ટ કરવા માટે તમે આમાં વર્ણનાત્મક બનો.
• જથ્થો, એકમ દીઠ કિંમત અને કુલ. જો તે ઉત્પાદનો છે, તો તમે કેટલી ખરીદી કરી છે, એકની કિંમત કેટલી છે અને તમે કુલ કેટલી ખરીદી કરી છે તેની વિગતો આપવી મહત્વપૂર્ણ છે. સેવાના કિસ્સામાં, કુલ દાખલ કરવું પૂરતું હશે.
• કુલ + VAT + વ્યક્તિગત આવકવેરો. એટલે કે, કુલ ઇન્વૉઇસ કે જેમાં તમારે VAT ઉમેરવાનો છે અને જો લાગુ હોય તો, વ્યક્તિગત આવકવેરો બાદ કરો.
• બેંક એકાઉન્ટ. તે મહત્વનું છે કે ઇન્વૉઇસના અંતે તમે તમારું બેંક એકાઉન્ટ મૂકો જેથી કરીને તેઓ તે ઇન્વૉઇસ ચૂકવી શકે.
• સહી કેટલીકવાર ઇન્વોઇસ માટે તમારી સહી કરવી જરૂરી રહેશે. તેથી તમે તેને ડિજિટાઇઝ કરી શકો છો અને તેને પહેલાથી જ ટેમ્પલેટમાં મૂકી શકો છો.

તેની સાથે તમે પહેલાથી જ ઇનવોઇસ જારી કરી દીધું હશે. અને તમે બીજા બધા માટે સમાન નમૂનાનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે રદ કરવું

ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસ જારી કરતી વખતે એક ખૂબ જ સામાન્ય ભૂલ એ છે કે, જો તેઓ તમને ચૂકવણી ન કરે, અથવા ઠીક છે, તમે ભૂલ કરી છે, વિચારો કે જો તમે "રદ" મૂક્યું છે તો તે પહેલેથી જ હશે. પરંતુ ખરેખર એવું નથી.

રોયલ ડિક્રી 1619/2012 મુજબ, ઇન્વૉઇસમાં ફેરફાર કરી શકાતા નથી અથવા કાઢી નાખી શકાતા નથી. આમ, તેને રદ કરવાનો એકમાત્ર રસ્તો સુધારાત્મક ઇન્વૉઇસ દ્વારા છે.

અને તે શું છે? વેલ આ એક ઇનવોઇસ છે જે સુધારવા માટે જારી કરવામાં આવે છે, અથવા પહેલાથી જારી કરાયેલા ડેટામાં ફેરફાર કરવા.

આ એક અનન્ય નંબરિંગ ધરાવે છે અને જે કરવામાં આવે છે તે જારી કરવામાં આવેલ ઇન્વૉઇસને રદ કરવા માટે કરવામાં આવે છે (સામાન્ય રીતે તે VAT ત્રિમાસિક સમાપ્ત થાય તે પહેલાં કરવામાં આવે છે, પરંતુ તે પછી પણ કરી શકાય છે, પછી ભલે VAT ની પતાવટ થઈ ગઈ હોય).

ઉપરાંત, આ ઇન્વૉઇસમાં VAT (અથવા વ્યક્તિગત આવકવેરો) શામેલ હશે નહીં, તમારી પાસે માત્ર કેન્સલેશન તરીકે રકમ હશે. અને તે રકમ નકારાત્મક હશે, હકારાત્મક નહીં, કારણ કે અમે જે કરીએ છીએ તે ભૂલભરેલા ઇન્વૉઇસની રકમને રદ કરીએ છીએ (પછી ભલે તે તમે બનાવેલ છેલ્લું હોય કે તેના પહેલાનું હોય). વર્ણનમાં, રદ કરવામાં આવેલ (અથવા સુધારેલ) ઇન્વૉઇસ વિશે વાત કરવાથી પણ નુકસાન થતું નથી.

શું હવે તમારા માટે સ્પષ્ટ છે કે ઈલેક્ટ્રોનિક ઈન્વોઈસ કેવી રીતે જારી અને રદ કરવું? શું તમને આ પ્રક્રિયામાં સમસ્યા આવી છે?