બિલિંગ. નામું. કર… શું તે તમને સિંકોપ આપે છે? આપણે ઓળખવું પડશે કે તે એવા શબ્દો છે જે સામાન્ય રીતે આપણી ચેતાને ધાર પર રાખે છે અને જ્યાં સુધી તમારી પાસે સક્ષમ વ્યાવસાયિક અથવા સરળ બિલિંગ પ્રોગ્રામ, ક્યારેક તે તમને તમારા બોક્સમાંથી બહાર કાઢી શકે છે.
અમે ઈચ્છતા નથી કે તમારી સાથે આવું થાય, અમે તમને શ્રેણી આપવાનું વિચાર્યું બિલિંગ ટિપ્સ તે કામમાં આવી શકે છે અને, સૌથી ઉપર, તે પ્રક્રિયાને હાથ ધરતી વખતે તેને સરળ બનાવશે. અમે તમને શું સલાહ આપીએ છીએ? આ પછી.
દરરોજ લોગ કરો
આવક અને ખર્ચ બંને એવી વસ્તુ છે જે ઘણી કંપનીઓમાં દરરોજ થઈ શકે છે. આ સામાન્ય છે, અને સમસ્યા એ છે કે જો તમે તે બધાને અંત સુધી છોડી દો છો, તો પછી બિલિંગ કરવાથી વધુ કલાકો ગુમાવવાનો અર્થ થઈ શકે છે (અને પાંચ મિનિટ નહીં, જે તે તમને લેશે, જો ત્યાં ઘણા હોય તો 10).
તેથી, જ્યારે ઇન્વોઇસ પહોંચાડવાની અથવા ખર્ચ ચૂકવવાની વાત આવે છે, ત્યારે દરરોજ રેકોર્ડ રાખવાનો પ્રયાસ કરો. તે થોડી મિનિટો લેશે, પરંતુ બદલામાં, તમારી પાસે કોઈપણ ઇન્વૉઇસ અથવા કોઈપણ ખર્ચ કે જે ટેક્સ ઘટાડે છે દાખલ કરવાનું ભૂલ્યા વિના વધુ વ્યવસ્થિત હશે.
નિવેદનો માટે એક દિવસ સેટ કરો
આ મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે ઘણી વખત આપણે છોડીએ છીએ, છોડીએ છીએ અને અંતે જ્યારે ટર્મ સમાપ્ત થાય છે ત્યારે અમે ઇન્વૉઇસ પહોંચાડીએ છીએ. એટલે કે રાત્રે. અને દેખીતી રીતે, આ શ્રેષ્ઠ નથી.
તેથી, અમે તમને ભલામણ કરીએ છીએ ચોક્કસ દિવસ મૂકો કે, ભલે ગમે તે થાય, તમે ઘોષણાઓ કરશો. તે દિવસ અન્ય કાર્યોથી મુક્ત છે અને તમે ફક્ત તમારી જાતને એકાઉન્ટિંગ, ઇન્વૉઇસિંગ, ભૂલોની સમીક્ષા, ઇન્વૉઇસ વગેરે માટે સમર્પિત કરશો. કર સમયસર પહોંચાડવા.
ઉદાહરણ તરીકે, કલ્પના કરો કે અંતિમ તારીખ 20 એપ્રિલ સુધી છે. ઠીક છે, તમારે તેના એક દિવસ પહેલા, કદાચ 11મીએ, તે કરવા માટે, તેમાં ક્યારેય વિલંબ કર્યા વિના, મૂકવો પડશે (અલબત્ત ફોર્સ મેજ્યોર સિવાય).
અવેતન બિલને નિયંત્રિત કરો
જેમ તમે જાણો છો, કેટલીકવાર અમે ઇન્વૉઇસ પહોંચાડીએ છીએ પરંતુ તે જ સમયે ચૂકવવામાં આવતા નથી. થોડા દિવસો પછી પણ નહીં. આ, અમે તેમને બહાર કાઢીને ગ્રાહકોને મોકલ્યા હોવા છતાં, જો તેઓ એકત્રિત ન થયા હોય, તો તેઓ આવક નથી, તેથી જ્યાં સુધી તેઓ ચૂકવવામાં ન આવે ત્યાં સુધી અમે તેમને જાહેર કરતી વખતે શામેલ કરવાની જરૂર નથી.
આનો મતલબ શું થયો? સારું શું જેઓ ચૂકવવામાં આવ્યા છે અને જે નથી તેઓનો ટ્રૅક રાખવાથી તમને તે ઉમેરવાની જરૂર રહેશે નહીં કે જેના માટે તમે હજી સુધી ચુકવણી પ્રાપ્ત કરી નથી. અલબત્ત, એકવાર તમે કરી લો, પછી તમે તેમને નીચેના ક્વાર્ટર અથવા વર્ષમાં રજૂ કરશો. અને જો તેઓ તમને ચૂકવણી ન કરે, તો તમે તેમનો દાવો કરી શકો છો.
ટેકનોલોજી તમારી બાજુમાં છે
ચોક્કસ બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ હાથથી વહન કરવું એ પહેલેથી જ કંઈક અકલ્પ્ય છે કારણ કે ટેક્નોલોજી સાથે તમે ઘણી પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરી શકો છો અને બધું ઝડપથી કરો.
જો તમે પહેલા કમ્પ્યુટરને સ્પર્શ કર્યો ન હોય, તો તમારા માટે અનુકૂલન કરવું મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, પરંતુ એકવાર તમે કરી લો, સૌથી સામાન્ય બાબત એ છે કે તમે ફરીથી બદલવા માંગતા નથી.
એક સરળ બિલિંગ પ્રોગ્રામ
કેટલીકવાર આપણે એવું વિચારવાનો આગ્રહ રાખીએ છીએ કે પ્રોગ્રામ સારા બનવા માટે તેમાં ઘણી બધી સુવિધાઓ, કસ્ટમાઇઝેશન, સબમેનુસ હોવા જરૂરી છે... અને વાસ્તવમાં એવું નથી. કેટલાક કિસ્સાઓમાં, જેમ કે બિલિંગ, x પ્રવૃત્તિઓ હાથ ધરવામાં આવે છે, ઘણી ઓછી સામાન્ય. અને તમને જે જોઈએ છે એ છે પ્રોગ્રામ કે જે વાપરવા માટે સરળ છે, જે તમને જ્યારે જરૂર હોય ત્યારે જવાબ આપે છે અને તે તમને બિલિંગ સમસ્યાઓ, ખર્ચ, આવકનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરે છે...
તે વિશાળ અથવા વિશેષતાથી સમૃદ્ધ હોવું જરૂરી નથી; ફક્ત તે જ જેનો તમે ઉપયોગ કરવા જઈ રહ્યા છો.
બિલિંગ અને એકાઉન્ટિંગ, બે અલગ વસ્તુઓ
સાવચેત રહો, કેટલીકવાર આપણે વિચારીએ છીએ કે બધું એકસરખું છે, અને તેમ છતાં નાની કંપનીઓ અથવા ફ્રીલાન્સર્સના કિસ્સામાં આવું હોઈ શકે છે, જ્યારે તેઓ મોટી કંપનીઓ હોય ત્યારે આ અલગ છે.
જો તમે આ બધું કેવી રીતે હાથ ધરવું તે જાણતા નથી, તો તે જાતે કરવાનો પ્રયાસ ન કરવો, પરંતુ સલાહકારની મદદ લેવી શ્રેષ્ઠ છે. હા, તેમાં ખર્ચનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ તમે આ કંટાળાજનક સમસ્યાઓ વિશે ભૂલી જાઓ છો.
એક એવી શોધ કરો જે તમને આત્મવિશ્વાસ આપે, જે તમારા બજેટની અંદર હોય, અને તે સમસ્યા કરતાં વધુ મદદરૂપ છે. બાકીની તેની સંભાળ લેવી જોઈએ.
ઇન્વોઇસના નંબરિંગ સાથે સાવચેત રહો
El ઇન્વૉઇસની સંખ્યા હંમેશા સહસંબંધિત હોવી જોઈએ. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, જો તમારી પાસે આખા વર્ષ દરમિયાન 20 ક્લાયન્ટ્સ હોય, તો તમારી પાસે દર મહિને 20 ઇન્વૉઇસ, ક્લાયન્ટ દીઠ એક હોવા પડશે. પરંતુ તેનો અર્થ એ નથી કે દરેક ક્લાયંટ નંબર શરૂ કરે છે, ના. તમે જે પ્રથમ ગ્રાહકનું બિલ કરો છો તે 1 છે. બીજો, ભલે તે અલગ હોય, 2 હશે, વગેરે.
બીજો મહત્વનો મુદ્દો તે છે તમારે દર વર્ષે રીસેટ કરવું પડશે. ઉદાહરણ તરીકે, કલ્પના કરો કે તમે ડિસેમ્બરમાં ઇન્વૉઇસ 429 બનાવ્યું છે. જાન્યુઆરીમાં, જ્યારે તમે બીજા ક્લાયન્ટને ઇન્વૉઇસ રજૂ કરવા જાઓ છો, ત્યારે તે 430 નહીં હોય. તે 1 હશે. શા માટે? કારણ કે વર્ષ બદલાય છે, અને પછી આપણે ચોરસ પર પાછા આવીએ છીએ જ્યાંથી આપણે શરૂઆત કરી હતી અને ત્યાંથી આપણે આખું વર્ષ ચાલુ રાખીએ છીએ.
એક વ્યક્તિમાં જ્ઞાનનો સંગ્રહ ન કરો
કંપનીમાં, અથવા ફ્રીલાન્સરમાં, તમારે ધ્યાનમાં લેવું પડશે કે તે અમુક સમયે ખરાબ થઈ શકે છે. દિવસ. અઠવાડિયા. મહિનાઓ. શું તમે બિલો કરવા અથવા તેમને પ્રાપ્ત કરવા માટે કોઈના વિના જ છો?
તેથી, તે શ્રેષ્ઠ છે કે તમે હંમેશા બિલિંગ પ્રોગ્રામ કેવી રીતે કામ કરે છે અને બધું કેવી રીતે થાય છે તે વિશે ઓછામાં ઓછા બે લોકો છે. આ રીતે, કોઈપણ અણધારી ઘટનાનો સામનો કરવા માટે, તમારી પાસે તે કામ આવરી લેવામાં આવશે અને તમે સારી રીતે કાર્ય કરવાનું ચાલુ રાખશો.
સ્વયંસંચાલિત
જો તમારી પાસે ક્લાયન્ટ છે અને તેઓ વર્ષોથી તમારી સાથે છે, તો શક્યતા છે કે તેઓ તે રીતે જ રહેશે. પરંતુ તમારે, મહિને મહિને, જાતે જ ઇન્વોઇસ બનાવવું પડશે. તો શા માટે તેને સ્વચાલિત કરશો નહીં? એટલે કે, દર મહિને, ઇન્વોઇસ આપમેળે જનરેટ થાય છે કારણ કે તે સમાન રકમ વહન કરશે. તેને પહેર્યા વિના પણ, તમે તે કરી શકો છો સમગ્ર ઇન્વૉઇસ ડુપ્લિકેટ છે અને પછી કુલ બદલો અને VAT, વ્યક્તિગત આવકવેરો બદલો... માત્ર. શું તે તમારો સમય બચાવશે નહીં?
સારું, તમે ટેક્નોલોજી અને બિલિંગ પ્રોગ્રામ્સ સાથે તે જ કરી શકો છો. તેથી તે માત્ર સમીક્ષા અને મોકલવા માટે રહેશે.
ડેટા અને ઇન્વૉઇસ તપાસો
તે તપાસવું હંમેશા મહત્વપૂર્ણ છે કે તમારી પાસે છે તમારા ગ્રાહકોનો સારી રીતે અપડેટ થયેલ ડેટા અને ઇન્વૉઇસ યોગ્ય છે (વધુ અને ઓછા બંને). તે જ બિલ સાથે જે તમારે ચૂકવવા પડશે. તપાસો કે બધું બરાબર છે અને, જો નહીં, તો તેમને બદલવા માટે સૂચિત કરો.
તે તમને લાંબો સમય લેશે નહીં અને તે રીતે તમે ખાતરી કરો છો કે બધું જેવું હોવું જોઈએ તેવું બહાર આવ્યું છે. નહિંતર, તમે તેને બદલવા અથવા અન્ય લોકો પાસેથી ફેરફારોની વિનંતી કરવામાં સમય બગાડશો.
જો કે આ વિષયો જટિલ લાગે છે, તે ખરેખર નથી. તેને સરળતાથી કરવા માટે તમારી પાસે સ્પષ્ટ જ્ઞાન હોવું જરૂરી છે. મદદ જોઈતી?