Que é Google docs: características e funcións

Se traballas moito en Internet, ou traballas con documentos e tes que levar unidades flash coa información, seguro que che interesará saber que é Google Docs. Quizais xa o uses, ou quizais aínda non lle deches a oportunidade.

Nesta ocasión, Queremos ofrecerche esta ferramenta de Google que, se tes un correo electrónico de Gmail, seguro que o viches. Queres saber que é, que características ten e cales son as funcións? E por que deberías usalo ou por que non? Así que, segue lendo o que acabamos de recoller para ti.

Que é Google Docs

O primeiro que debes saber é o que é Google Docs. E neste caso estamos a falar dun servizo de procesamento de texto en liña. Noutras palabras, é un programa en liña no que poderás crear e editar documentos de texto en liña. Ademais, ao estar conectado a Internet, calquera persoa que teña a ligazón a ese documento (e permisos para editar) poderá traballar no documento. Isto permite a colaboración en tempo real con outros usuarios.

E a iso hai que engadir o poder acceder a documentos desde calquera dispositivo con conexión a Internet.

Funcións de Google Docs

Xa comentamos algunhas das características máis significativas de Google Docs, pero queremos profundizar un pouco máis para que comprendas todo o que che ofrece esta ferramenta que está dentro dos servizos que ofrece Google Drive.

Entre eles, os máis salientables son os seguintes:

• Procesador de textos: permítelle escribir, editar, formatear e formatar textos facilmente.
• Poder colaborar en tempo real: permite traballar nun mesmo documento con varias persoas ao mesmo tempo. Por suposto, é necesario que estas persoas teñan acceso ao documento e permisos para editalo.
• Ver historial de cambios: permíteche ver quen fixo cambios nun documento e revertelos se é necesario.
• Facer comentarios e suxestións: pode engadir comentarios e suxestións a un documento para discutir os cambios.
• Tes varios modelos dispoñibles: para distintos tipos de documentos, como currículos, cartas, etc.
• Está integrado en Google Drive: de feito, este servizo é un dos que tes en Google Drive xunto con outros como a posibilidade de crear diapositivas, follas de cálculo...
• É compatible con diferentes formatos: poderás importar e exportar documentos en diferentes formatos, como Microsoft Word, PDF, odt, etc.
• Terás ferramentas de edición avanzadas: como táboas, gráficos, imaxes, etc.
• Podes buscar información en Internet dentro do documento.
• Conta con ferramentas de accesibilidade: para axustar o tamaño do texto, o contraste, etc.
• Intégrase con outras ferramentas de Google como Google Calendar, Google Meet, etc.

Por todo isto, É unha das ferramentas máis completas e ofrece múltiples vantaxes á hora de usala. Pero que podes facer realmente con Google Docs?

Funcións de Google Docs

Xa sabes o que é Google Docs. Coñeces as súas características. E quizais teñas unha idea para que serve esta ferramenta. Pero, por se acaso, debes saber que estamos a falar dun procesador de textos no que poderás crear novos documentos de texto. Xunto cos teus compañeiros tamén poderás facer follas de cálculo e presentacións.

Pero non só crear os documentos. Se tes algunha, só terás que cargalas a Google Drive e Google Docs encargarase de abrilas (ou convertelas para iso) para poder editalas desde calquera lugar no que esteas (sempre que teñas Internet).

Unha das principais funcións, e vantaxes, de Google Docs é a posibilidade de que varias persoas traballen no documento ao mesmo tempo. Deste xeito, podes ver cando unha persoa escribe nel ou realiza cambios en tempo real. Ademais destes, é posible a posibilidade de comentar e suxerir cambios (como podemos facer en Word, LibreOffice ou OpenOffice).

Ao descargar eses documentos, podemos compartilos con outros usuarios e darlles permiso de edición, pero tamén exportalos en diferentes formatos como PDF, Word, RTF, entre outros.

Como vedes, é unha ferramenta que practicamente pensou en todo. Agora, sempre hai algúns pros e contras de usalo ou non. Un dos maiores temores é o feito de subir información "comprometida" e que se poida filtrar. Por outra banda, tes a posibilidade de viaxar a calquera lugar sen necesidade de levar unidades flash, discos, etc. con esa información, e así traballar onde queira que vaia. Imos falar de todo o bo, e non tan bo, que ten Google Docs?

Vantaxes e inconvenientes de usar Google Docs

Ata este punto contámosche moitas cousas boas sobre Google Docs. E seguirémolo facendo. Pero queremos ser obxectivos e cada ferramenta, programa... ten as súas vantaxes e inconvenientes. E esta non é unha excepción.

Entre as vantaxes de usar Google Docs, a primeira e máis importante é que é gratuíto. Tampouco tes que descargalo nin instalar nada no teu ordenador. Simplemente cun correo electrónico de Gmail xa terás acceso a esta e moitas outras ferramentas. Como segunda vantaxe, dispón de colaboración en tempo real con varias persoas, o que facilita a comunicación e o traballo en equipo.

O feito de poder acceder aos documentos desde calquera dispositivo con conexión a Internet tamén é un plus, sobre todo porque non te limita só ao ordenador, senón que tamén podes entrar dende o teu móbil ou tableta.

Agora, que ten de malo? De feito, Hai varios puntos a ter en conta que nos gustaría que revisases:

• Depende dunha conexión a Internet para funcionar. Se non hai Internet non terás acceso aos documentos (aínda que agora podes traballar sen Internet e os cambios vanse cargando en canto te conectes).
• Pode ter problemas de seguridade se non está configurado correctamente.
• Problemas de compatibilidade con algúns formatos de ficheiro. É algo ineludible. Se importas un documento e Google Docs non pode lelo, non poderás facer nada con el.
• O rendemento falla se se traballa con documentos moi grandes ou complexos.
• Problemas de privacidade se os documentos se comparten con persoas non desexadas. Ou se, por exemplo, o compartes cun equipo e un membro do equipo marcha pero esquezas eliminalo dos usuarios que poidan ver ese documento.

Entón, é fiable?

Responder a esta pregunta non é doado. E é que, dependendo do uso que lle queiramos dar, poderiamos dicir que si ou non.

Por exemplo Se o vas utilizar para ter un documento con todas as referencias dos teus produtos para a túa tenda en liña, poderiamos dicir que si, É fiable e tamén che axudará a ter esa documentación onde queira que vaias. Se o utilizas para ter unha copia nun documento da túa lista de correo ao que envías un boletín, dependerá da seguridade que creas que sexa ese ficheiro. Aínda que Google protexe a información máis "comprometida", "persoal" que require unha alta seguridade, para nós non debería cargarse en Google Drive nin en Google Docs.

A decisión debes tomara ti, pero non hai dúbida de que Google Docs pode ser unha boa solución e evitar ter que instalar un programa de edición de textos no teu ordenador ou mesmo confiar nun ordenador para funcionar (porque podes facelo por móbil ou a tableta).