Qué es la gestión de stocks

Qué es la gestión de stocks

Cuando tienes un eCommerce, o una tienda física, sabes que una de las primeras necesidades que tendrás será la de llevar a cabo una gestión de stocks, es decir de todos los materiales (humanos, físicos…) que tiene una empresa.

Si no sabes qué es la gestión de stocks, o la importancia que tiene en el buen hacer de una empresa, toca leer esta información donde encontrarás respuesta a todas las dudas que se te hayan planteado.

Qué es la gestión de stocks

La RAE (Real Academia Española) defina la palabra stock (inglesa) como «mercancía» y la relaciona con las empresas en cuanto a que son mercancías que están destinadas a la venta y que se tienen en un almacén o en una tienda.

Por tanto, podríamos definir la gestión de stocks como aquella herramienta que permite controlar las mercancías que tiene una empresa para optimizar los resultados en cuanto a dar salida a esos productos para que otros puedan entrar.

Los objetivos de la gestión de stocks

Una gestión de stock es muy importante para las empresas, sobre todo para aquellas que disponen en su catálogo de una amplia variedad de productos. Cuando un negocio apenas tiene productos, la gestión es muy fácil de llevar a cabo. Pero conforme ese catálogo se amplía, resulta cada vez más complicado. Por eso, se utiliza esta herramienta.

De hecho, entre sus objetivos están los siguientes:

  • Tener un control fiel a la situación del inventario.
  • Minimizar la inversión en nueva mercancía que no se necesite.
  • Clasificar los productos a fin de conocer el estado de cada uno de ellos y planificar así la comprar o no de material.
  • Llevar un registro que pueda estar vinculado con el departamento de compras a fin de que sepan qué se puede vender y qué no.

Tipos de stocks

Tipos de stocks

Ya sabes para qué se utiliza la gestión de stocks. Lo que a lo mejor no eres consciente todavía es de que estos se pueden clasificar dos formas diferentes. Por un lado, podrás valorarlo según la función que tienen; por otro, según un criterio (por ejemplo que sea de una forma determinada, de una familia concreta, etc.).

Cómo se clasifica el stock según su función

Si se atiende a la función que tendrán esos productos que tienen, el stock debería clasificarse en:

  • Stock mínimo. Son las existencias mínimas que necesitas para evitar quedarte sin los productos necesarios para atender la demanda de los clientes.
  • Stock máximo. Es el número de existencias máximas que podrías tener de un mismo producto sin que colapsara por ello tu almacén o supusiera una pérdida debido a que no vas a poder deshacerte del mismo en un tiempo determinado.
  • Stock de seguridad. En este tipo de clasificación irían incluidos los productos que requieren una previsión, es decir, que se prevee que haya un exceso de pedido de ese producto, o un retraso en lo que se ha solicitado.
  • Stock sobrante. Son los productos que se han acumulado y que ahora no se venden. Estos ocupan espacio y por tanto hay que intentar deshacerse de ellos, bien con ofertas, descuentos, etc.
  • Stock muerto. Es el stock que se sabe que no se va a poder vender de ninguna forma. En este caso este se suele proceder a su eliminación para evitar perder espacio y dinero.
  • Stock de ciclo, especulativo y estacional. Muchos dicen que son tres tipos diferentes, pero según la empresa que se tenga, los tres se pueden agrupar en uno solo. Se trata de productos que sirven para atender la demanda de los clientes, bien porque lo demandan en ese momento (de ciclo), porque se prevé que lo demanden (especulativo) o porque va por temporadas y hay una mayor demanda (estacional).

Cómo se clasifica el stock según un criterio

En el caso de que quieras clasificar los productos según un determinado criterio, este puede ser bastante variado ya que puedes hacerlo en base a:

  • La ubicación de los productos, si están en el almacén, en pedido, o descatalogados.
  • La disponibilidad de los productos, es decir, si se pueden vender o los clientes deben esperar unos días para tenerlos. En este caso, también aquí podrías considerar el pedido bajo demanda.
  • La vida útil de los productos, sobre todo en caso de que tengas productos que caduquen y que debas deshacerte de ellos cuanto antes.

Por supuesto, hay muchos más criterios que te permiten hacer diferentes clasificaciones de productos.

Los costes de la gestión de stock

Los costes de la gestión de stock

Ahora que conoces un poco más la gestión de stocks, has de saber que tener mercancía guardada a la espera de que se venda no es algo que salga gratis. Conlleva un coste que puede ser más o menos elevado dependiendo del producto que sea.

En general hay cuatro costes importantes que intervienen en el stock de una empresa: coste de pedido, de mantenimiento, de adquisición y de ruptura de stock.

El coste de pedido es el precio que a ti te cuesta hacer un pedido a un proveedor. Podríamos decir que es algo así como una tarifa por pedir a esa persona, o porque te mande los productos que quieres. Luego estaría el coste de adquisición, que es lo que te cuesta esa mercancía. En algunos casos, esta tarifa la eliminan, porque lo que hacen es darte un «alquiler» de esos productos, de tal manera que si los vendes luego eres tú quien debe darles su parte.

El coste de mantenimiento es el más elevado, porque hablamos de unos gastos en cuanto a personal, sistema informático, almacenamiento, depreciación… de esos productos. Y, finalmente, el coste de ruptura de stock es el dinero que perderías si te quedaras sin ese producto y no pudieras atender la demanda.

Modelos de gestión de stocks

Modelos de gestión de stocks

En la actualidad existen muchos modelos de gestión de stock. Pero lo cierto es que solo tres logran destacar ahora mismo. Son el Just in time, el modelo Wilson, y el modelo ABC. Cada uno de ellos tiene una serie de particularidades importantes que debes conocer a fin de saber cuál es el más indicado para ti.

Just in time

El primero de ellos, Just in time, es el modo bajo demanda, es decir, que cuando alguien quiere el producto, se fabrica y se manda, de esa manera se ahorran los costes de almacenamiento, de depreciación del producto, de mantenimiento…

Un ejemplo de este tipo de modelo de gestión es para la fabricación de coches. Si bien hay muchas fábricas que tienen coches listos para vender, no tienen de todos los colores o modelos, sino que, cuando reciben el pedido, se ponen a fabricarlo para enviárselo al cliente.

Cada vez son más las empresas que lo usan por los muchos beneficios que tiene frente a otros.

Modelo Wilson

Este modelo establece un coste de pedido fijo a los proveedores, se pida lo que se pida. De esta forma, si el pedido es más grande, se tardará más en volver a pedir, de tal forma que ahorras en ese coste. Pero al mismo tiempo debes saber que la mercancía va a salir del almacén muy rápido para evitar los costes de mantenimiento.

Por tanto, se basa en establecer un equilibrio para hacer pocos pedidos al proveedor, y vender mucha cantidad de producto para que no se quede en el almacén.

Modelo ABC

El modelo ABC clasifica la mercancía en tres letras: A, para los valiosos; B, para los necesarios y valor bajo; y C, para los productos numerosos y muy baratos.

De esta forma, se les da prioridad a las mercancías más importantes, y que son más valiosas (la A) frente a otras que no lo son tanto. Y a la hora de gestionar el stock, se establece un mayor gasto en las primeras frente a las medias o bajas, ya que son las primeras las que pueden repercutir más negativamente en caso de pérdida.

Software para gestionar stock

Para finalizar nuestro artículo, queremos dejarte algo práctico para que, si tienes un negocio y necesitas controlar la gestión de stocks, puedas hacerlo fácilmente a través de programas o software con el que gestionar stock.

Los más utilizados son los siguientes:

Gestión de stocks con SAP

Se trata de un software informático muy utilizado sobre todo en las empresas. Puedes controlar los recursos humanos, financieros, logísticos, productivos… lo que hace de esta herramienta un completo. Lo único que no es fácil de aprender, al menos al principio.

Gestión de stocks con Excel

El programa Excel, ya sea del paquete Microsoft Office o de alguno de los programas alternativos a este que disponen de una hoja de cálculo son otra de las opciones que tienes para la gestión de stock.

Con él podrás elaborar inventarios con los productos que tengas, sus características, precio… de tal manera que siempre sepas lo que tienes en cada momento.

Programas gratuitos online y de pago

Por último, tienes los programas online que te permite elaborar un registro del stock que tienes de tu empresa y poder modificarlo cuando lo necesites. De esta forma, lo tendrías en la «nube» y podrías verlo a tiempo real en todo momento.


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