Si vous travaillez beaucoup sur Internet, ou si vous travaillez avec des documents et que vous devez emporter des clés USB avec les informations, vous serez sûrement intéressé à savoir ce qu'est Google Docs. Peut-être que vous l'utilisez déjà, ou peut-être que vous ne lui avez pas encore donné sa chance.
À cette occasion, nous voulons vous apporter cet outil Google que, si vous avez un e-mail de Gmail, vous l'avez sûrement vu. Voulez-vous savoir de quoi il s'agit, quelles sont ses caractéristiques et quelles sont ses fonctions ? Et pourquoi devriez-vous l'utiliser ou pourquoi pas? Alors, continuez à lire ce que nous venons de collecter pour vous.
Qu'est-ce que Google Documents
La première chose que vous devez savoir est ce qu'est Google Docs. Et dans ce cas on parle d'un service de traitement de texte en ligne. En d'autres termes, il s'agit d'un programme en ligne dans lequel vous pourrez créer et éditer des documents texte en ligne. De plus, en étant connecté à Internet, toute personne disposant du lien vers ce document (et des autorisations de modification) pourra travailler sur le document. Cette permet une collaboration en temps réel avec d'autres utilisateurs.
Et à cela il faut ajouter la puissance accéder aux documents depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet.
Fonctionnalités de Google Docs
Nous avons déjà abordé certaines des fonctionnalités les plus importantes de Google Docs, mais nous souhaitons approfondir un peu afin que vous compreniez tout ce que cet outil qui fait partie des services proposés par Google Drive vous offre.
Entre elles, les plus notables sont les suivants:
- Traitement de texte : permet d'écrire, d'éditer, de mettre en forme et de formater facilement des textes.
- Pouvoir collaborer en temps réel : permet de travailler sur le même document avec plusieurs personnes en même temps. Bien entendu, il est nécessaire que ces personnes aient accès au document et soient autorisées à le modifier.
- Afficher l'historique des modifications – Vous permet de voir qui a apporté des modifications à un document et de les annuler si nécessaire.
- Faire des commentaires et des suggestions : vous pouvez ajouter des commentaires et des suggestions à un document pour discuter des modifications.
- Vous disposez de plusieurs modèles : pour différents types de documents, tels que CV, lettres, etc.
- Il est intégré à Google Drive : en effet, ce service fait partie de ceux que vous avez dans Google Drive avec d'autres comme la possibilité de créer des slides, des tableurs...
- Il est compatible avec différents formats : vous pourrez importer et exporter des documents dans différents formats, tels que Microsoft Word, PDF, odt, etc.
- Vous disposerez d'outils d'édition avancés : tels que des tableaux, des graphiques, des images, etc.
- Vous pouvez rechercher des informations sur Internet dans le document.
- Il dispose d'outils d'accessibilité : pour régler la taille du texte, le contraste, etc.
- Il s'intègre à d'autres outils Google tels que Google Calendar, Google Meet, etc.
Pour tout cela, C'est l'un des outils les plus complets et offre de multiples avantages lors de son utilisation. Mais que pouvez-vous vraiment faire avec Google Docs ?
Fonctionnalités de Google Documents
Vous savez déjà ce qu'est Google Docs. Vous connaissez ses caractéristiques. Et vous pourriez avoir une idée à quoi sert cet outil. Mais, juste au cas où, sachez que nous parlons d'un traitement de texte dans lequel vous pourrez créer de nouveaux documents texte. Avec vos camarades de classe, vous pourrez également créer des feuilles de calcul et des présentations.
Mais pas seulement créer les documents. Si vous en avez, vous n'aurez qu'à les télécharger sur Google Drive et Google Docs se chargera de les ouvrir (ou de les convertir pour cela) afin que vous puissiez les éditer où que vous soyez (tant que vous avez Internet).
L'une des principales fonctions et avantages de Google Docs est la possibilité que plusieurs personnes travaillent sur le document en même temps. De cette façon, vous pouvez voir quand une personne écrit dessus ou apporter des modifications en temps réel. En plus de ceux-ci, la possibilité de commenter et de suggérer des modifications (comme nous pouvons le faire dans Word, LibreOffice ou OpenOffice) est possible.
Lors du téléchargement de ces documents, nous pouvons les partager avec d'autres utilisateurs et leur donner l'autorisation de les modifier, mais aussi les exporter dans différents formats tels que PDF, Word, RTF, entre autres.
Comme vous pouvez le voir, c'est un outil qui a pratiquement pensé à tout. Maintenant, il y a toujours des avantages et des inconvénients à l'utiliser ou non. L'une des plus grandes craintes est le fait de télécharger des informations "compromises" et qu'elles pourraient être divulguées. D'autre part, vous avez la possibilité de voyager n'importe où sans avoir à transporter de clés USB, de disques, etc. avec ces informations, et donc travailler où que vous alliez. Devons-nous parler de tout le bien, et du moins bien, de Google Docs ?
Avantages et inconvénients de l'utilisation de Google Docs
Jusqu'à présent, nous vous avons dit beaucoup de bonnes choses sur Google Docs. Et nous continuerons à le faire. Mais nous voulons être objectifs et chaque outil, programme... a ses avantages et ses inconvénients. Et ce n'est pas une exception.
Parmi les avantages de l'utilisation de Google Docs, le premier et le plus important est qu'il est gratuit. Vous n'avez pas non plus besoin de le télécharger ou d'installer quoi que ce soit sur votre ordinateur. Simplement avec un e-mail Gmail, vous aurez déjà accès à cet outil et à de nombreux autres. Deuxième avantage, vous disposez d'une collaboration en temps réel avec plusieurs personnes, ce qui facilite la communication et le travail d'équipe.
Le fait de pouvoir accéder aux documents depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet est également un plus, d'autant plus qu'il ne vous limite pas uniquement à l'ordinateur, mais vous pouvez également saisir depuis votre téléphone portable ou votre tablette.
Maintenant, qu'est-ce qui ne va pas avec ça? En réalité, Il y a plusieurs points à garder à l'esprit que nous aimerions que vous revoyiez :
- Cela dépend d'une connexion Internet pour fonctionner. S'il n'y a pas d'Internet, vous n'aurez pas accès aux documents (bien que maintenant vous puissiez travailler sans Internet et que les modifications soient téléchargées dès que vous vous connectez).
- Vous pouvez avoir des problèmes de sécurité s'il n'est pas configuré correctement.
- Problèmes de compatibilité avec certains formats de fichiers. C'est quelque chose d'incontournable. Si vous importez un document et que Google Docs ne parvient pas à le lire, vous ne pourrez rien en faire.
- Les performances se bloquent si vous travaillez avec des documents très volumineux ou complexes.
- Problèmes de confidentialité si les documents sont partagés avec des personnes indésirables. Ou si, par exemple, vous le partagez avec une équipe et qu'un membre de l'équipe s'en va mais que vous oubliez de le retirer des utilisateurs qui peuvent voir ce document.
Alors est-ce fiable ?
Répondre à cette question n'est pas facile. Et c'est que, selon l'utilisation que vous voulez lui donner, nous pourrions dire oui ou non.
Par exemple, Si vous allez l'utiliser pour avoir un document avec toutes les références de vos produits pour votre boutique en ligne, on pourrait dire oui, Il est fiable et vous aidera également à avoir cette documentation où que vous alliez. Si vous l'utilisez pour avoir une copie dans un document de votre liste de diffusion auquel vous envoyez une newsletter, cela dépendra de la sécurité que vous pensez de ce fichier. Bien que Google protège les informations les plus « compromises », « personnelles » qui nécessitent une sécurité élevée, pour nous, elles ne doivent pas être téléchargées sur Google Drive ou Google Docs.
La décision doit être prise par vous, mais il ne fait aucun doute que Google Docs peut être une bonne solution et éviter d'avoir à installer un programme d'édition de texte sur votre ordinateur ou même de compter sur un ordinateur pour travailler (car vous pouvez le faire par mobile ou la tablette).