PDF (Portable Document Format) on tiedostomuoto, joka on kaapannut kaikki painetun asiakirjan osat sähköisenä kuvana, jota voidaan tarkastella, selata, tulostaa tai välittää jollekin muulle. PDF-tiedostot luodaan Adobe Acrobatilla, Acrobat Capturella tai vastaavilla tuotteilla.
Tiedostojen tarkastelemiseen ja käyttämiseen tarvitaan ilmainen Acrobat Reader, jonka voit helposti ladata. Kun olet ladannut Readerin, se käynnistyy automaattisesti, kun haluat tarkastella PDF-tiedostoa.
PDF-tiedostot ovat erityisen hyödyllisiä asiakirjoissa, kuten lehtiartikkeleissa, tuotesitteissä tai lehtisissä, joissa haluat säilyttää alkuperäisen graafisen ilmeen verkossa. PDF-tiedosto sisältää yhden tai useampia sivukuvia, joista kukin voidaan suurentaa tai pienentää. Voit siirtyä ylös ja alas sivulla.
PDF-tiedostot: miten niiden pakkaus on
Acrobatin tuote, jonka avulla voit luoda PDF-tiedostoja, myydään aivan liian törkeässä hintaluokassa. Muu kuin Adoben vaihtoehto on Niknak-niminen tuote Isossa-Britanniassa sijaitsevalta yritykseltä 5D. (Lukija itsessään on ilmainen ja sitä voidaan käyttää verkkoselaimen laajennuksena tai se voidaan käynnistää itse). Joitakin tilanteita, joissa PDF-tiedostot ovat toivottavia, ovat:
Graafisen suunnittelun kehittäminen, jossa tiimin jäsenet työskentelevät etänä ja heidän on siksi tutkittava suunnitteluideoita verkossa
Helpdesk-ihmiset, joiden on katsottava tulostettu kirja, jota käyttäjät katsovat
Kaikkien painettujen asiakirjojen online-jakelu, joissa haluat säilyttää painetun ulkonäön
Acrobat PDF -tiedostot ovat muutakin kuin dokumenttikuvia. Tiedostot voivat upottaa kirjasintyyppiset fontit, joten ne ovat käytettävissä missä tahansa katselemassasi paikassa. Ne voivat myös sisältää interaktiivisia elementtejä, kuten painikkeita lomakkeiden syöttämiseen ja äänen aktivoimiseksi sekä Quicktime- tai AVI-elokuvia. PDF-tiedostot on optimoitu verkkoon näyttämällä tekstiä ennen graafisia kuvia ja hypertekstilinkkejä.
Käyttäjät ihmettelevät usein, kuinka pienentää PDF-tiedoston kokoa varmistaakseen, että tuomioistuimen asianhallintajärjestelmä hyväksyy sen ja arkistoidaan siten onnistuneesti sähköisesti.
Tiedostokokoa koskevia sääntöjä on useita, riippuen hallintajärjestelmästä, jota käytetään saamiesi tiedostojen hallintaan. On tärkeää tarkistaa paikalliset säännöt tuomioistuimessasi etukäteen.
Yleensä on kuitenkin hyvin vähän syytä, että PDF-tiedostot ovat kooltaan satoja megatavuja, elleivät ne sisällä todisteita, jotka on tallennettava erittäin korkean resoluution valokuvina. Muutaman yksinkertaisen vaiheen avulla jopa suuret, satoja sivuja sisältävät tiedostot eivät saa ylittää 10 Mt.
PDF-dokumentin koon määrittäminen
Jos käytät Adobe Acrobatia, PDF-koon tarkistaminen on helppoa. Napsauta vain Tiedosto ja sitten Ominaisuudet. Näet paljon tietoa asiakirjastasi, mukaan lukien sen koko.
Vaihtoehtoisesti voit siirtyä kansioon, joka sisältää asiakirjan, napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja napsauttaa ominaisuuksia.
Suurempien tiedostojen lataaminen kestää kauemmin, niitä on vaikea jakaa sähköisesti (esimerkiksi sähköpostitse), ja ne kuluttavat asianajotoimistosi tiedostotallennusta nopeammin. Vaikka tuomioistuimet hyväksyvät suuremmat tiedostokoot, ne käsittelevät mieluummin pienempiä, optimoidumpia tiedostoja.
Joten miten sinun pitäisi vähentää PDF-dokumenttien kokoa? Tässä on viisi nopeaa vinkkiä.
Vältä PDF-tiedostojen skannaamista aina kun mahdollista
Yleinen väärinkäsitys on, että PDF-tiedostojen luomiseksi tai useiden asiakirjojen ja valotusten yhdistämiseksi yhdeksi PDF-tiedostoksi sinun on tulostettava kaikki ja skannattava se yhdessä. Sähköisesti muunnetut tiedostot ovat yleensä paljon pienempiä kuin skannatut tiedostot.
Vain asiakirjat, jotka ovat olemassa vain paperilla, on skannattava; kaikki muut asiakirjat voidaan muuntaa sähköisesti alkuperäisestä tiedostosta tallentamalla ne PDF-tiedostoiksi. Lisäksi yksittäiset asiakirjat voidaan nopeasti yhdistää PDF-tiedostoiksi Adobe Acrobatin kaltaisilla ohjelmistoilla, jolloin asiakirjojen yhdistäminen ei tarvitse tulostaa.
Tallenna pienenä PDF-tiedostona
Jos tiedosto on edelleen erittäin suuri sen jälkeen, kun se on luotu sähköisesti, voit silti suorittaa muutaman askeleen sen sijaan, että se olisi skannattu. Yksinkertaisin tapa on tallentaa tiedosto uudelleen pienikokoisena PDF-tiedostona.
Avaa Adobe Acrobatin viimeisimmässä versiossa PDF, jonka haluat tallentaa uudelleen pienempänä tiedostona, valitse Tiedosto, Tallenna nimellä Muu ja sitten Pieni PDF. Sinua pyydetään valitsemaan tarvittava version yhteensopivuus ja voit sitten tallentaa OK napsauttamalla OK. Suosittelemme, että määrität sen yhteensopivuuden ainakin Acrobat X: n kanssa, koska kyseistä versiota käytetään edelleen laajalti.
Käytä Adobe Acrobat PDF Optimizer -ohjelmaa
Joskus haluat hallita paremmin sitä, mitkä dokumentin elementit päivitetään tai poistetaan. Näissä olosuhteissa sinun on valittava PDF-optimointityökalu.
Ennen tiedoston optimointia on hyvä tarkistaa tiedoston tilankäyttö: tarkistaa, mitkä elementit, kuten fontit, kuvat jne., Käyttävät eniten tietoa. Tämän tulokset voivat antaa sinulle ideoita siitä, missä on parasta pienentää tiedostokokoa.
Aloita optimointi avaamalla PDF-tiedosto Acrobatissa, napsauttamalla Tiedosto, Tallenna nimellä muuna ja valitsemalla sitten Optimoitu PDF. Napsauta näkyviin tulevassa valintaikkunassa Tarkastustilan käyttö oikeassa yläkulmassa.
Pienennä kokoa tallennettaessa Wordiin
Jos haluat muuntaa asiakirjan PDF-tiedostoksi Wordissa, käytä Tallenna nimellä -vaihtoehtoa. Tämä vaihtoehto tuottaa yleensä melko pienen tiedoston tiedostossa olevien kuvien määrästä riippuen. Jos kuitenkin huomaat, että Wordiksi muunnettu PDF-tiedosto on edelleen liian suuri, Wordissa on toinen vaihtoehto, joka tuottaa huomattavasti pienemmän tiedoston. Näin voit käyttää sitä:
Avaa muunnettava PDF-tiedosto Word-asiakirjasta. Napsauta Tiedosto-painiketta ja sitten Tallenna nimellä. Valitse Tallenna nimellä -valikosta PDF ja kirjoita haluamasi tiedostonimi. Tässä on ylimääräinen askel: valitse valintaikkunan alareunasta Optimoi, valitse Minimikoko (online-lähetys).
Käytä PDF-tulostustyökalua
Muut (ei Adoben) PDF-työkalut sisältävät yleensä ominaisuuksia, jotka pienentävät PDF-tiedostosi kokoa. Jos kuitenkin etsit ilmaista vaihtoehtoa, tarjolla on muutama. Tällä hetkellä eniten ladattu ilmainen PDF-luoja (download.comin mukaan) on PrimoPDF.
Kun olet asentanut PrimoPDF, avaa yksinkertaisesti pakattava PDF (esimerkiksi Acrobat Readerissa tai verkkoselaimessa), avaa tulostusikkuna painamalla Ctrl + P, valitse PrimoPDF käytettävissä olevien tulostimien luettelosta ja napsauta sitten Luo PDF.
Huomaa, että tämä menetelmä, kuten pelkkä pienikokoisena PDF-tiedostona tallentaminen Adobe Acrobatiin, heikentää kuvan laatua ja tarkkuutta.
Mac-tietokoneen tilan säästämisessä voit tehdä monia asioita: tyhjentää roskakorin, poistaa sovellusten asennusohjelmat, päästä eroon kaksoiskappaleista ja paljon muuta.
Voit myös pienentää PDF-tiedostojen tiedostokokoa, jotta ne olisivat pienempiä ja vievät vähemmän tilaa Macissa.
On kuitenkin tärkeää huomata, että se voi myös heikentää alkuperäisen PDF-tiedoston laatua.
Jos tarvitset korkealaatuista PDF-tiedostoa esitykseen tai työtehtävään, kannattaa ehkä säästää tilaa jollakin muulla tavalla, esimerkiksi säästämällä se pilvipohjaiseen varmuuskopiointijärjestelmään tai ulkoiseen kiintolevyyn.
DF-pakkaus voi auttaa vähentämään tiedostojen jakamisen, tallentamisen ja siirtämisen pilveen kustannuksia. Se nopeuttaa PDF-tiedoston lataamista, lataamista, tulostamista tai liittämistä, koska mitä pienempi koko, sitä nopeammin se jaetaan.
Joten mikä on paras tapa hyödyntää kaikkia PDF-pakkauksen tarjoamia etuja? Angela O'Donnell selittää sen vastaamalla alla oleviin kysymyksiimme.
Voitteko selittää lyhyesti mikä on PDF-pakkaus?
PDF-pakkaus järjestää uudelleen PDF-tiedoston tiedot tallentamalla ne tehokkaammin, jotta niiden kokoa voidaan pienentää menettämättä tärkeitä yksityiskohtia prosessissa. Tietojen uudelleenjärjestäminen voi tarkoittaa, että kuvien kokoa muutetaan ja / tai muotoillaan uudelleen tiedostokoon pienentämiseksi.
Entä jos pakattavat tiedostoni eivät ole PDF-tiedostoja? Automaatio on tässä tapauksessa kätevä, koska satojen, tuhansien tai jopa miljoonien asiakirjojen manuaalinen muuntaminen PDF-muotoon on pelottava tehtävä.
Järjestelmänvalvojat voivat ohjata automaattisen muuntopalvelun asiakirjatietovarastoon, kuten suuriin asiakirjojen hallintajärjestelmiin, Dropboxiin, SharePointiin tai jopa yhteen Windows-verkon kansioon, ja muuntaa asiakirjat hiljaa taustalla oleviksi PDF-tiedostoiksi.
Kuinka automaatio toimii pakkausprosessissa?
Sen sijaan, että pakkasit tiedostoja manuaalisesti yksitellen, automaattinen pakkauspalvelu voi käsitellä jatkuvasti suurta määrää tiedostoja arkistossa. Tällä tavalla kaikki pakkaustyö tehdään hiljaa taustalla ilman käyttäjien tarvetta osallistua alkuasetusten tekemisen jälkeen.
Tämän tyyppinen automaattinen pakkaus on tehokas palvelu, joka kattaa kaikki asiakirjat riippumatta siitä, miten ne päätyivät asiakirjatietovarastoon.
Haluatko nähdä, miltä automaattinen pakkaus näyttää? Tämä kätevä infografiikka antaa yleiskuvan toiminnasta yhdessä automaattisen tekstintunnistuspalvelun kanssa.
Pienennä PDF-tiedostoja optimaaliseen kokoon, jolloin saat neljä eri kokovaihtoehtoa.
PDF-tiedostojen järjestäminen bates-numeroinnilla, indeksoinnilla, vesileimalla jne. se on mahdollista käytettäessä PDFelement Prota.
Eräkäsittelyvaihtoehto helpottaa elämää, kun useita PDF-tiedostoja täytyy pakata, muokata, järjestää ja jakaa samanaikaisesti.
Skannatut PDF-tiedostot voidaan muuntaa muokattaviksi OCR-tekniikalla.
ISky soft PDFelement Pro for Windows -ohjelmiston avulla kaikki on mahdollista PDF-lomakkeiden täyttämisestä, tietojen purkamisesta tiedostojen suojaamiseen.
Tapa 2. Pienennä PDF-tiedostoa Microsoft Wordilla
MS Officen tiedetään olevan paras Windows-PC-ohjelmisto pitkään, mutta mitä useimmat meistä eivät tiedä, on se, että MS Office 2013: n julkaisemisen avulla voimme jopa luoda ja muokata PDF-tiedostoja ilman vaivaa. Tämä on iso harppaus Microsoftilta ja on hyödyllistä käyttäjille, jotka haluavat pakata PDF-tiedostonsa optimaaliseen kokoon eri tarkoituksiin, kuten jakamiseen, tallentamiseen jne.
Vaihe 1. Kun käytät MS Word 2013: tä, sinun tarvitsee vain tallentaa Word-tiedostosi PDF-tiedostona. Valitse Tallenna nimellä -ikkunassa ("Tiedosto"> "Tallenna nimellä") avattavasta luettelosta PDF, joka sisältää tulostusmuodot, ja valitse myös "Vähimmäiskoko" alla olevista vaihtoehdoista. Tämä on uusi ominaisuus, ja se tallentaa Word-asiakirjan optimaalisimpana PDF-tiedostona.
Ongelmien karttoittaminen
Yksi suurimmista haittoista PDF-tiedostojen käsittelyssä on suuri tiedostokoko. Mikään ei ole pahempaa kuin postilaatikkoon juuttunut sähköposti suuresta PDF-tiedostosta, ellei se tietenkään ole hidas PDF-lataus verkosta.
Kuinka voit pienentää PDF-dokumenttisi kokoa? Vaikka tämä riippuu paljon PDF: stä toiseen ja sen sisältötyypistä, on erityisesti joitain yleisiä PDF-tiedostojen luomisvaihtoehtoja, joihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Muutama muutos täällä ja siellä menee pitkälle vähentämään tiedostosi megatavuja.
Käytä "Tallenna nimellä" -komentoa.
Tämä on hyvä paikka aloittaa turvotusta. Aina kun painat "Tallenna" sovelluksessa, päädyt yleensä suurempaan tiedostokokoon. Tämä johtuu siitä, että toiminto tallentaa muutokset ja lisää ne tiedostoon. Sama koskee PDF-tiedostoja.
Käytä sen sijaan "Tallenna nimellä" -komentoa. Näin korvaat koko tiedoston, poistamalla käyttämättömät objektit ja kertyneet muutokset. Tuloksena on pienempi PDF-tiedosto, jota voit käsitellä. Joten valitse "Tallenna nimellä" -vaihtoehto, kun olet lisännyt kaiken tarvitsemasi PDF-tiedostoon.
Pakkaa ja pienennä PDF-kuvien kokoa
Digitaalisen sisällön visuaalisen luonteen vuoksi kuvat ovat suuri osa PDF-tiedostoista. Jos PDF-tiedostoa ei kuitenkaan ole tarkoitettu korkean resoluution tarpeisiin, voit pitää tiedostosi hallinnassa pienentämällä kuvien kokoa ja pakkaamalla niitä. Vähentämällä bittikarttakuvia pienennät periaatteessa pikselien määrää, mikä pienentää kokonaisresoluutiota ja siten PDF-tiedoston kokoa.
Valitse oikea väriavaruus
Olet ehkä kuullut RGB- ja CMYK-väreistä aiemmin. Jokaisella niistä on erilaiset värinkäsittelymenetelmät. Yleensä CMYK on ihanteellinen tulostamiseen, kun taas RGB on ihanteellinen näyttöruudulle.
Jos PDF-tiedostoa on tarkoitus tarkastella ensisijaisesti verkossa tai tietokoneen näytöllä, valitse PDF-kuviesi RGB-väriavaruus. Joissakin PDF-sisällöntuottajissa voit halutessasi muuntaa CMYK-kuvat RGB-muotoon. Se vaatii vähemmän tietoja kuin CMYK. Ja vähemmän datakanavaa tarkoittaa pienempää tiedostokokoa.
Määritä fontit alikokoonpanoon
Upottamalla kirjasimet suljet periaatteessa koko merkistö PDF-tiedostoon, mikä voi paisuttaa tiedostoa merkittävästi. Yritä sen sijaan asettaa lähteet aliasetukseksi. Se pitää PDF-tiedoston minimissä.
Kun fontti on osajoukko, vain PDF-tiedostossa käytetyt kirjasinmerkit lisätään. Jos tiedostossa ei käytetä erikoismerkkiä, kuten "#", merkkiä ei sisällytetä. Useimmissa tapauksissa voit valita, asetetaanko fonttien automaattinen osajoukko, jos merkkien käyttö on alle tietyn määrän. Hyödynnä tätä ominaisuutta, jos sinulla on se. PDF-fontit ovat yhtä tärkeitä kuin kuvasi.
Poista tarpeettomat röyhelöt
Riippuen siitä, kenelle ja mihin PDF-sisältösi on tarkoitettu, voit vähentää turvotusta huomattavasti. Sovellukset, jotka luovat PDF-tiedostoja erityistarpeita varten, kuten Adobe Photoshop, mahdollistavat PDF-tiedostojen tallentamisen lisäasetuksilla, kuten Säilytä Photoshopin muokkausominaisuudet.
Mutta jos PDF-tiedostoja ei avata yksinomaan Photoshopissa muokkausta varten, tiedostoa ei tarvitse valmistella sitä varten. Joten ennen kuin tallennat PDF: n kaikilla kelloilla ja pilleillä, hanki hyvä käsitys PDF-tiedostosi käytöstä ja voit pienentää kokoa helposti.
PDF-tiedostojen oletetaan olevan korkealaatuisia, mutta se ei välttämättä tarkoita, että niiden on heijastettava tiedostokokoon. Voit saada hallittavan PDF-tiedoston vain muutamalla säädöllä. Ja lisäbonuksena voit tehdä suurimman osan näistä säätöistä Sonic PDF Creator -sovelluksella. Sinun tarvitsee vain mennä Näytä> Luomisvaihtoehdot ... ja pääset niihin valintaikkunan kautta.