چگونه حجم فایل های PDF را کاهش دهیم؟

PDF (Portable Document Format) یک قالب پرونده است که تمام عناصر یک سند چاپ شده را به عنوان یک تصویر الکترونیکی قابل مشاهده ، مرور ، چاپ یا ارسال به شخص دیگری گرفته است. فایل های PDF با استفاده از Adobe Acrobat ، Acrobat Capture یا محصولات مشابه ایجاد می شوند.

برای مشاهده و استفاده از فایلها ، به Acrobat Reader رایگان نیاز دارید که می توانید به راحتی آن را بارگیری کنید. هنگامی که Reader را بارگیری کردید ، هنگامی که می خواهید یک فایل PDF را مشاهده کنید ، به طور خودکار شروع می شود.

فایل های PDF به ویژه برای اسنادی مانند مقالات مجله ، بروشورهای محصول یا بروشورهایی که می خواهید ظاهر اصلی گرافیک را به صورت آنلاین حفظ کنید ، مفید هستند. یک فایل PDF حاوی یک یا چند تصویر صفحه است که هر یک از آنها را می توان بزرگ یا کاهش داد. می توانید صفحه را بالا و پایین کنید.

فایل های PDF: فشرده سازی آنها چگونه است

محصول Acrobat که به شما امکان می دهد فایل های PDF ایجاد کنید در محدوده قیمت نه چندان عجیبی به فروش می رسد. یک گزینه غیر Adobe محصولی به نام Niknak از شرکت 5D ، یک شرکت در انگلیس است. (خود خواننده رایگان است و می تواند به عنوان یک افزونه با مرورگر وب شما استفاده شود یا می تواند توسط خودش شروع شود). برخی از شرایطی که فایل های PDF مطلوب هستند عبارتند از:

توسعه طراحی گرافیکی که در آن اعضای تیم از راه دور کار می کنند و بنابراین باید ایده های طراحی را به صورت آنلاین جستجو کنند

افرادی که نیاز به دیدن کتاب چاپی دارند که کاربران به آن نگاه می کنند ، میز راهنما هستند

توزیع آنلاین هر سند چاپی که می خواهید ظاهر چاپی آن را حفظ کنید

فایلهای PDF Acrobat بیش از تصاویر مستند هستند. پرونده ها می توانند قلم های حروف را تعبیه کنند تا در هر مکانی که مشاهده می کنید در دسترس باشند. آنها همچنین می توانند شامل عناصر تعاملی مانند دکمه های ورود فرم ها و فعال سازی صدا و فیلم های Quicktime یا AVI باشند. فایلهای PDF با نمایش متن قبل از تصاویر گرافیکی و پیوندهای ابر متن برای وب بهینه می شوند.

کاربران معمولاً تعجب می کنند که چگونه یک فایل PDF را کاهش دهند تا اطمینان حاصل شود که توسط سیستم مدیریت پرونده دادگاه پذیرفته شده و بدین ترتیب با موفقیت بایگانی الکترونیکی می شود.

بسته به سیستم مدیریتی که برای مدیریت پرونده های دریافت شده استفاده می شود ، طیف وسیعی از قوانین در مورد اندازه پرونده وجود دارد. مهم است که قوانین محلی را در دادگاه خود از قبل بررسی کنید.

به طور کلی ، دلیل خیلی کمی وجود دارد که PDF ها صدها مگابایت باشند ، مگر اینکه حاوی شواهدی باشند که باید به عنوان عکس هایی با وضوح بسیار بالا ذخیره شوند. با دنبال کردن چند مرحله ساده ، حتی پرونده های بزرگ که صدها صفحه دارند نباید از 10 مگابایت بیشتر شوند.

نحوه تعیین اندازه سند PDF شما

اگر از Adobe Acrobat استفاده می کنید ، بررسی اندازه PDF آسان است. فقط روی File و سپس Properties کلیک کنید. اطلاعات زیادی در مورد سند خود از جمله اندازه آن مشاهده خواهید کرد.

متناوباً ، می توانید به پوشه حاوی سند بروید ، روی آن کلیک راست کرده و Properties را کلیک کنید.

بارگیری پرونده های بزرگتر بیشتر طول می کشد ، اشتراک آنها به صورت الکترونیکی دشوار است (به عنوان مثال از طریق ایمیل) و ذخیره پرونده پرونده شرکت حقوقی شما را با سرعت بیشتری مصرف می کند. همچنین ، اگرچه دادگاه ها اندازه پرونده های بزرگتری را می پذیرند ، آنها ترجیح می دهند پرونده های کوچکتر و بهینه شده را اداره کنند.

بنابراین چگونه باید در مورد کاهش اندازه اسناد PDF خود استفاده کنید؟ در اینجا پنج نکته سریع آورده شده است.

در صورت امکان از اسکن PDF ها خودداری کنید

این تصور غلطی است که برای ایجاد PDF ، یا ترکیب چندین اسناد و مدارک در یک PDF ، باید همه چیز را چاپ کنید و آنها را با هم اسکن کنید. حجم فایل های تبدیل شده الکترونیکی به طور کلی از پرونده های اسکن شده بسیار کمتر است.

فقط اسنادی که فقط روی کاغذ وجود دارند باید اسکن شوند. تمام اسناد دیگر را می توان با ذخیره آنها به صورت PDF از طریق فایل اصلی به صورت الکترونیکی تبدیل کرد. علاوه بر این ، می توان اسناد منفرد را با استفاده از نرم افزاری مانند Adobe Acrobat به سرعت به صورت PDF ترکیب کرد و از چاپ اسناد برای ترکیب آنها جلوگیری کرد.

ذخیره به عنوان "PDF کوچک"

اگر پرونده شما بعد از ایجاد الکترونیکی هنوز خیلی بزرگ است ، به جای اینکه اسکن شود ، هنوز چند مرحله وجود دارد که می توانید انجام دهید. ساده ترین کار این است که مجدداً پرونده خود را به صورت PDF با اندازه کمتر ذخیره کنید.

در آخرین نسخه Adobe Acrobat ، PDF موردنظر را برای ذخیره مجدد به عنوان یک پرونده کوچکتر باز کنید ، File ، Save As Other و سپس Small PDF را انتخاب کنید. از شما خواسته می شود سازگاری نسخه مورد نیاز خود را انتخاب کنید و سپس می توانید برای ذخیره روی تأیید کلیک کنید. توصیه می کنیم سازگاری آن را حداقل با Acrobat X پیکربندی کنید ، زیرا از آن نسخه هنوز هم به طور گسترده استفاده می شود.

از Adobe Acrobat PDF Optimizer استفاده کنید

بعضی اوقات می خواهید کنترل بیشتری روی عناصر موجود در سند خود کاهش یا حذف کنید. در این شرایط ، شما باید ابزار بهینه سازی PDF را انتخاب کنید.

قبل از بهینه سازی فایل ، بهتر است میزان استفاده از فضای فایل را مورد بررسی قرار دهید: بررسی کنید کدام عناصر مانند قلم ها ، تصاویر و غیره از بیشترین داده استفاده می کنند. نتایج حاصل از این امر می تواند به شما ایده دهد که در چه مواردی بهتر است اندازه پرونده را کاهش دهید.

برای شروع بهینه سازی ، PDF خود را در Acrobat باز کنید ، روی File ، Save As Other ذخیره کرده و سپس روی Optimized PDF کلیک کنید. در کادر گفتگویی که ظاهر می شود ، روی Audit Space Usage در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.

هنگام ذخیره در Word ، اندازه را کاهش دهید

در Word ، برای تبدیل یک سند به PDF ، از گزینه Save As استفاده می کنید. این گزینه بسته به تعداد تصاویر موجود در سند ، به طور کلی پرونده ای نسبتاً کوچک تولید می کند. با این حال ، اگر متوجه شدید که PDF شما به Word تبدیل شده است هنوز خیلی بزرگ است ، گزینه دیگری در Word وجود دارد که یک فایل به طور قابل توجهی کوچکتر تولید می کند. نحوه استفاده از آن در اینجا آمده است:

سند Word را باز کنید تا به PDF تبدیل شود. روی دکمه File کلیک کنید و سپس Save As را ذخیره کنید. در فهرست Save As type ، PDF را انتخاب کنید و نام پرونده دلخواه خود را وارد کنید. مرحله اضافی در اینجا است: جایی که می گوید Optimize for در پایین کادر گفتگو ، Minimum size (ارسال آنلاین) را انتخاب کنید.

از یک ابزار چاپ PDF استفاده کنید

سایر ابزارهای PDF (نه از Adobe) معمولاً دارای ویژگی هایی هستند که اندازه PDF شما را کاهش می دهند. با این حال ، اگر به دنبال گزینه ای رایگان هستید ، چند مورد در دسترس است. در حال حاضر بیشترین بارگیری شده سازنده PDF رایگان (با توجه به download.com) PrimoPDF است.

پس از نصب PrimoPDF ، به سادگی PDF مورد نظر جهت فشرده سازی را باز کنید (به عنوان مثال در Acrobat Reader یا یک مرورگر وب) ، Ctrl + P را فشار دهید تا گفتگوی چاپ باز شود ، PrimoPDF را از لیست چاپگرهای موجود انتخاب کرده و سپس کلیک کنید ایجاد PDF

توجه داشته باشید که این روش ، مانند صرفه جویی در اندازه ساده PDF در Adobe Acrobat ، کیفیت و وضوح تصویر را کاهش می دهد.

وقتی صحبت از صرفه جویی در فضای رایانه Mac شما می شود ، موارد زیادی وجود دارد که می توانید انجام دهید: حذف سطل زباله ، حذف نصب کننده های برنامه ، خلاص شدن از شر پرونده های تکراری و موارد دیگر.

همچنین می توانید اندازه پرونده اسناد PDF را کم کنید تا جمع و جورتر شوند و فضای کمتری در مک خود داشته باشند.

با این حال ، توجه به این نکته مهم است که انجام این کار همچنین می تواند کیفیت PDF اصلی را کاهش دهد.

اگر برای ارائه یا تخصیص کاری به PDF با کیفیت بالا احتیاج دارید ، ممکن است بخواهید از روش دیگری برای صرفه جویی در فضا استفاده کنید ، مانند ذخیره آن در سیستم پشتیبان ابر یا دیسک سخت خارجی.

فشرده سازی DF می تواند به کاهش هزینه های به اشتراک گذاری ، ذخیره سازی و انتقال پرونده ها به ابر کمک کند. روند آپلود ، بارگیری ، چاپ یا پیوست PDF را تسریع می کند ، زیرا هرچه اندازه کوچکتر باشد ، سرعت توزیع آن سریعتر است.

بنابراین بهترین راه برای استفاده از تمام مزایایی که فشرده سازی PDF ارائه می دهد چیست؟ آنجلا اودونل با پاسخ دادن به سوالات ما در زیر توضیح می دهد.

آیا می توانید به طور خلاصه توضیح دهید که فشرده سازی PDF چیست؟

فشرده سازی PDF با سازماندهی مجدد داده ها در یک فایل PDF ، آنها را با کارآیی بیشتری ذخیره می کند تا بتواند بدون از دست دادن جزئیات مهم در روند کار ، اندازه آنها را کاهش دهد. تنظیم مجدد داده ها می تواند به معنای تغییر اندازه تصاویر و / یا اصلاح مجدد آنها برای کاهش اندازه پرونده باشد.

اگر پرونده های من که نیاز به فشرده سازی دارند PDF نباشند ، چه می شود؟ اتوماسیون در این مورد مفید است ، زیرا تبدیل دستی صدها ، هزاران یا حتی میلیون ها سند به PDF کاری دلهره آور است.

سرپرستان می توانند سرویس تبدیل خودکار را به مخزن اسناد مانند سیستم های اصلی مدیریت اسناد (DMS) ، Dropbox ، SharePoint یا حتی یک پوشه در شبکه ویندوز هدایت کنند و در پس زمینه سکوت را به PDF تبدیل کنند.

اتوماسیون در فرآیند فشرده سازی چگونه کار می کند؟

سرویس فشرده سازی خودکار می تواند به جای استفاده فشرده سازی روی پرونده ها به صورت دستی یک به یک ، حجم زیادی از پرونده ها را به طور مداوم در مخزن شما پردازش کند. به این ترتیب ، تمام کارهای فشرده سازی بدون نیاز به مشارکت کاربران پس از تنظیم اولیه ، در پس زمینه بی صدا انجام می شود.

این نوع فشرده سازی خودکار یک سرویس قدرتمند است و همه اسناد را پوشش می دهد ، بدون در نظر گرفتن اینکه در مخزن اسناد شما چگونه به نتیجه رسیده اند.

کنجکاو هستید که ببینید فشرده سازی خودکار به چه صورت است؟ این اینفوگرافی مفید یک نمای کلی از نحوه کار آن همراه با یک سرویس پردازش خودکار OCR ارائه می دهد.

کاهش پرونده های PDF به اندازه های مطلوب ، چهار گزینه با اندازه متفاوت به شما می دهد.

سازماندهی PDF ها با شماره گذاری بیتس ، نمایه سازی ، علامت گذاری آب و غیره این امکان وجود دارد که با استفاده از PDFelement Pro.

گزینه پردازش دسته ای هنگامی که چندین PDF نیاز به فشرده سازی ، ویرایش ، سازماندهی و به اشتراک گذاری همزمان دارند ، زندگی را آسان تر می کند.

PDF های اسکن شده را می توان با استفاده از فناوری OCR به قالب های قابل ویرایش تبدیل کرد.

از پر کردن فرم های PDF ، استخراج داده ها تا ایمن سازی پرونده ها ، همه چیز با کمک iSky soft PDFelement Pro برای ویندوز امکان پذیر است.

روش 2. با استفاده از Microsoft Word PDF را کوچکتر کنید

MS Office به عنوان بهترین مجموعه PC برای ویندوز برای مدت طولانی شناخته شده است ، اما آنچه بسیاری از ما نمی دانیم این است که با انتشار MS Office 2013 ، حتی می توانیم فایل های PDF را بدون هیچ زحمتی ایجاد و ویرایش کنیم. این یک جهش بزرگ از طرف مایکروسافت است و برای کاربرانی که می خواهند فایلهای PDF خود را برای اندازه های مختلف برای اهداف مختلف مانند اشتراک گذاری ، ذخیره سازی و غیره فشرده کنند ، مفید است.

مرحله 1. هنگام استفاده از MS Word 2013 ، تنها کاری که باید انجام دهید این است که فایل Word خود را به صورت PDF ذخیره کنید. در پنجره "ذخیره به عنوان" ("File"> "Save As") ، PDF را از لیست کشویی حاوی قالب های خروجی انتخاب کنید و همچنین "Minimum size" را از گزینه های زیر انتخاب کنید. این یک ویژگی جدید است و یک سند Word را به عنوان یک فایل PDF در بهینه ترین اندازه ذخیره می کند.

عیب یابی

یکی از بزرگترین مزاحمت های برخورد با یک فایل PDF ، حجم زیاد پرونده است. هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیلی از یک فایل PDF بزرگ در صندوق پستی شما گیر کند ، مگر اینکه البته یک بارگیری سریع PDF از وب باشد.

چگونه می توانید اندازه سند PDF خود را کاهش دهید؟ اگرچه این از PDF به PDF و نوع محتوای آن بسیار بستگی دارد ، برخی از گزینه های ایجاد PDF به طور خاص وجود دارد که باید بسیار به آنها توجه کنید. چند تغییر در اینجا و آنجا کمک زیادی به کاهش مگابایت پرونده شما می کند.

از دستور "ذخیره به عنوان" استفاده کنید.

این مکان خوبی برای شروع تورم است. هر بار که "ذخیره" را در برنامه وارد می کنید ، در نهایت حجم پرونده شما بیشتر می شود. این به این دلیل است که این عملکرد تغییرات را ذخیره کرده و آنها را به پرونده اضافه می کند. پرونده های PDF نیز همین است.

در عوض ، از دستور "ذخیره به عنوان" استفاده کنید. با این کار ، کل پرونده را بازنویسی می کنید ، اشیا un استفاده نشده و تغییرات جمع شده را حذف می کنید. نتیجه یک فایل PDF کوچکتر است که می توانید از پس آن برآیید. پس از اضافه کردن همه مواردی که به PDF خود نیاز دارید ، گزینه "Save As" را انتخاب کنید.

اندازه تصاویر PDF را فشرده و کاهش دهید

با توجه به ماهیت بصری محتوای دیجیتال امروزه ، تصاویر قسمت زیادی از فایل های PDF هستند. با این حال ، اگر PDF شما برای نیازهای با وضوح بالا در نظر گرفته نشده است ، می توانید با کاهش اندازه و فشرده سازی تصاویر ، پرونده خود را کنترل کنید. با کاهش نمونه برداری از تصاویر bitmap ، شما اساساً تعداد پیکسل ها را کاهش می دهید ، که وضوح کلی و در نتیجه اندازه PDF را کاهش می دهد.

فضای مناسب رنگ را انتخاب کنید

ممکن است قبلاً درباره فضای رنگی RGB و CMYK شنیده باشید. هر یک از آنها روش های مختلفی برای دست زدن به رنگ دارند. به طور کلی ، CMYK برای چاپ ایده آل است ، در حالی که RGB برای نمایش روی صفحه ایده آل است.

اگر قرار است PDF شما در درجه اول در وب یا صفحه رایانه مشاهده شود ، فضای رنگی RGB را برای تصاویر PDF خود انتخاب کنید. در برخی از سازندگان PDF ، می توانید در صورت لزوم تصاویر CMYK را به RGB تبدیل کنید. نسبت به CMYK به داده کمتری نیاز دارد. و کانال داده کمتر به معنای اندازه پرونده کوچکتر است.

از قلم های خود پیکربندی کنید

با تعبیه قلم ها ، شما اساساً کل مجموعه کاراکترها را در PDF محصور می کنید ، که می تواند فایل را به طور قابل توجهی نفوذ کند. به جای آن منابع را زیر مجموعه کنید. اندازه PDF را به حداقل می رساند.

هنگامی که یک قلم زیر مجموعه است ، فقط نویسه های قلم که در PDF استفاده می شود ، اضافه می شوند. اگر از کاراکتر خاصی مانند "#" در پرونده استفاده نشود ، کاراکتر شامل نمی شود. در بیشتر موارد ، اگر کاراکتر از مقدار مشخصی کمتر باشد ، می توانید فونت ها را به طور خودکار زیر مجموعه کنید. اگر این ویژگی را دارید از آن استفاده کنید. فونت های PDF شما به همان اندازه تصاویر مهم هستند.

زواید غیر ضروری را از بین ببرید

بسته به اینکه برای چه کسانی و محتوای PDF شما در نظر گرفته شده است ، می توانید نفخ شکم را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. برنامه هایی که برای نیازهای خاص PDF ایجاد می کنند ، مانند Adobe Photoshop ، به شما امکان می دهند PDF ها را با تنظیمات پیشرفته مانند قابلیت ویرایش فتوشاپ ذخیره کنید.

اما اگر PDF های شما به طور انحصاری در فتوشاپ برای ویرایش باز نمی شوند ، دیگر نیازی به تهیه پرونده برای آن نیست. بنابراین قبل از ذخیره PDF با تمام زنگ ها و سوت ها ، ایده خوبی درباره نحوه استفاده از PDF خود بگیرید و می توانید به راحتی اندازه آن را کاهش دهید.

قرار است PDF ها از کیفیت بالایی برخوردار باشند ، اما لزوماً به این معنی نیست که باید در اندازه پرونده منعکس شوند. فقط با چند تنظیم می توانید یک فایل PDF قابل مدیریت دریافت کنید. و به عنوان یک پاداش ، می توانید بیشتر این تنظیمات را با Sonic PDF Creator انجام دهید. فقط باید به View> گزینه های Creation بروید ... و می توانید از طریق گفتگو به آنها دسترسی پیدا کنید.


محتوای مقاله به اصول ما پیوست اخلاق تحریریه. برای گزارش یک خطا کلیک کنید اینجا.

اولین کسی باشید که نظر

نظر خود را بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخشهای موردنیاز علامتگذاری شدهاند با *

*

*

  1. مسئول داده ها: میگل آنخل گاتون
  2. هدف از داده ها: کنترل هرزنامه ، مدیریت نظرات.
  3. مشروعیت: رضایت شما
  4. ارتباط داده ها: داده ها به اشخاص ثالث منتقل نمی شوند مگر با تعهد قانونی.
  5. ذخیره سازی داده ها: پایگاه داده به میزبانی شبکه های Occentus (EU)
  6. حقوق: در هر زمان می توانید اطلاعات خود را محدود ، بازیابی و حذف کنید.