Εάν εργάζεστε πολύ στο Διαδίκτυο ή εργάζεστε με έγγραφα και πρέπει να πάρετε μονάδες flash με τις πληροφορίες, σίγουρα θα σας ενδιαφέρει να μάθετε τι είναι τα Έγγραφα Google. Ίσως το χρησιμοποιείτε ήδη ή ίσως να μην του έχετε δώσει ακόμα μια ευκαιρία.
Με την ευκαιρία αυτή, Θέλουμε να σας φέρουμε αυτό το εργαλείο Google ότι, αν έχετε ένα email από το Gmail, σίγουρα το έχετε δει. Θέλετε να μάθετε τι είναι, τι χαρακτηριστικά διαθέτει και ποιες είναι οι λειτουργίες; Και γιατί να το χρησιμοποιήσετε ή γιατί όχι; Συνεχίστε λοιπόν να διαβάζετε αυτά που μόλις συγκεντρώσαμε για εσάς.
Τι είναι τα Έγγραφα Google
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι τι είναι τα Έγγραφα Google. Και σε αυτή την περίπτωση μιλάμε για α ηλεκτρονική υπηρεσία επεξεργασίας κειμένου. Με άλλα λόγια, είναι ένα διαδικτυακό πρόγραμμα στο οποίο θα μπορείτε να δημιουργείτε και να επεξεργάζεστε έγγραφα κειμένου online. Επίσης, με τη σύνδεση στο Διαδίκτυο, οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο προς αυτό το έγγραφο (και δικαιώματα επεξεργασίας) θα μπορεί να εργαστεί στο έγγραφο. Αυτό επιτρέπει τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο με άλλους χρήστες.
Και σε αυτό πρέπει να προσθέσουμε τη δύναμη πρόσβαση σε έγγραφα από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Λειτουργίες των Εγγράφων Google
Έχουμε ήδη συζητήσει μερικές από τις πιο σημαντικές δυνατότητες των Εγγράφων Google, αλλά θέλουμε να πάμε λίγο βαθύτερα, ώστε να κατανοήσετε όλα όσα σας προσφέρει αυτό το εργαλείο που βρίσκεται στις υπηρεσίες που προσφέρει το Google Drive.
Μεταξυ τους, τα πιο αξιοσημείωτα είναι τα ακόλουθα:
- Επεξεργαστής κειμένου: σας επιτρέπει να γράφετε, να επεξεργάζεστε, να μορφοποιείτε και να μορφοποιείτε εύκολα κείμενα.
- Δυνατότητα συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο: σας επιτρέπει να εργάζεστε στο ίδιο έγγραφο με πολλά άτομα ταυτόχρονα. Φυσικά, είναι απαραίτητο αυτά τα άτομα να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο και δικαιώματα επεξεργασίας του.
- Προβολή ιστορικού αλλαγών – Σας επιτρέπει να δείτε ποιος έχει κάνει αλλαγές σε ένα έγγραφο και να τις επαναφέρετε εάν είναι απαραίτητο.
- Υποβολή σχολίων και προτάσεων: Μπορείτε να προσθέσετε σχόλια και προτάσεις σε ένα έγγραφο για να συζητήσετε τις αλλαγές.
- Έχετε πολλά διαθέσιμα πρότυπα: για διαφορετικούς τύπους εγγράφων, όπως βιογραφικά, επιστολές κ.λπ.
- Είναι ενσωματωμένη στο Google Drive: στην πραγματικότητα, αυτή η υπηρεσία είναι μια από αυτές που έχετε στο Google Drive μαζί με άλλες όπως η δυνατότητα δημιουργίας διαφανειών, υπολογιστικών φύλλων...
- Είναι συμβατό με διαφορετικές μορφές: θα μπορείτε να εισάγετε και να εξάγετε έγγραφα σε διαφορετικές μορφές, όπως Microsoft Word, PDF, odt κ.λπ.
- Θα έχετε προηγμένα εργαλεία επεξεργασίας: όπως πίνακες, γραφήματα, εικόνες κ.λπ.
- Μπορείτε να αναζητήσετε πληροφορίες στο Διαδίκτυο μέσα στο έγγραφο.
- Διαθέτει εργαλεία προσβασιμότητας: για προσαρμογή του μεγέθους του κειμένου, της αντίθεσης κ.λπ.
- Ενσωματώνεται με άλλα εργαλεία της Google όπως το Ημερολόγιο Google, το Google Meet κ.λπ.
Για όλα αυτά, Είναι ένα από τα πιο ολοκληρωμένα εργαλεία και προσφέρει πολλαπλά πλεονεκτήματα κατά τη χρήση του. Αλλά τι μπορείτε πραγματικά να κάνετε με τα Έγγραφα Google;
Λειτουργίες Εγγράφων Google
Γνωρίζετε ήδη τι είναι τα Έγγραφα Google. Γνωρίζετε τα χαρακτηριστικά του. Και ίσως έχετε μια ιδέα σε τι χρησιμεύει αυτό το εργαλείο. Αλλά, για παν ενδεχόμενο, θα πρέπει να ξέρετε ότι μιλάμε για έναν επεξεργαστή κειμένου στον οποίο θα μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έγγραφα κειμένου. Μαζί με τους συμμαθητές σας θα μπορείτε επίσης να κάνετε υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις.
Αλλά όχι μόνο να δημιουργήσετε τα έγγραφα. Εάν έχετε, θα πρέπει μόνο να τα ανεβάσετε στο Google Drive και τα Έγγραφα Google θα φροντίσουν να τα ανοίξουν (ή να τα μετατρέψουν για αυτό) ώστε να μπορείτε να τα επεξεργαστείτε από όπου κι αν βρίσκεστε (εφόσον έχετε Διαδίκτυο).
Μία από τις κύριες λειτουργίες και πλεονεκτήματα των Εγγράφων Google είναι η δυνατότητα πολλών ατόμων να εργάζονται στο έγγραφο ταυτόχρονα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε πότε ένα άτομο γράφει σε αυτό ή να κάνετε αλλαγές σε πραγματικό χρόνο. Εκτός από αυτά, είναι δυνατή η δυνατότητα σχολιασμού και πρότασης αλλαγών (όπως μπορούμε να κάνουμε στο Word, το LibreOffice ή το OpenOffice).
Κατά τη λήψη αυτών των εγγράφων, μπορούμε να τα μοιραστούμε με άλλους χρήστες και να τους δώσουμε άδεια επεξεργασίας, αλλά και εξαγωγή τους σε διαφορετικές μορφές όπως PDF, Word, RTF, μεταξύ άλλων.
Όπως μπορείτε να δείτε, είναι ένα εργαλείο που πρακτικά έχει σκεφτεί τα πάντα. Τώρα, υπάρχουν πάντα κάποια πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα στη χρήση ή όχι. Ένας από τους μεγαλύτερους φόβους είναι το γεγονός της ανάρτησης «συμβιβασμένων» πληροφοριών και ότι μπορεί να διαρρεύσει. Από την άλλη, έχετε τη δυνατότητα να ταξιδέψετε οπουδήποτε χωρίς να χρειάζεται να κουβαλάτε φλας, δίσκους κ.λπ. με αυτές τις πληροφορίες και, επομένως, να εργαστείτε όπου κι αν πάτε. Θα μιλήσουμε για όλα τα καλά, και όχι τόσο καλά, που έχουν τα Έγγραφα Google;
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της χρήσης των Εγγράφων Google
Μέχρι αυτό το σημείο σας έχουμε πει πολλά καλά πράγματα για τα Έγγραφα Google. Και θα συνεχίσουμε να το κάνουμε. Θέλουμε όμως να είμαστε αντικειμενικοί και κάθε εργαλείο, πρόγραμμα... έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του. Και αυτό δεν αποτελεί εξαίρεση.
Μεταξύ των πλεονεκτημάτων της χρήσης των Εγγράφων Google, το πρώτο και κύριο είναι ότι είναι δωρεάν. Επίσης, δεν χρειάζεται να το κατεβάσετε ή να εγκαταστήσετε τίποτα στον υπολογιστή σας. Απλά με ένα email στο Gmail θα έχετε ήδη πρόσβαση σε αυτό και σε πολλά άλλα εργαλεία. Ως δεύτερο πλεονέκτημα, έχετε τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο με πολλά άτομα, η οποία διευκολύνει την επικοινωνία και την ομαδική εργασία.
Το γεγονός ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφα από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο Διαδίκτυο είναι επίσης ένα πλεονέκτημα, ειδικά επειδή δεν σας περιορίζει μόνο στον υπολογιστή, αλλά μπορείτε επίσης να εισέλθετε από το κινητό ή το tablet σας.
Τώρα, τι συμβαίνει με αυτό; Στην πραγματικότητα, Υπάρχουν πολλά σημεία που πρέπει να έχετε κατά νου και θα θέλαμε να αναθεωρήσετε:
- Εξαρτάται από μια σύνδεση στο Διαδίκτυο για να λειτουργήσει. Εάν δεν υπάρχει Διαδίκτυο, δεν θα έχετε πρόσβαση στα έγγραφα (αν και τώρα μπορείτε να εργαστείτε χωρίς Internet και οι αλλαγές μεταφορτώνονται αμέσως μόλις συνδεθείτε).
- Ενδέχεται να έχετε προβλήματα ασφαλείας εάν δεν έχει ρυθμιστεί σωστά.
- Ζητήματα συμβατότητας με ορισμένες μορφές αρχείων. Είναι κάτι αναπόφευκτο. Εάν εισάγετε ένα έγγραφο και τα Έγγραφα Google δεν μπορούν να το διαβάσουν, δεν θα μπορείτε να κάνετε τίποτα με αυτό.
- Η απόδοση διακόπτεται εάν εργάζεστε με πολύ μεγάλα ή πολύπλοκα έγγραφα.
- Ζητήματα απορρήτου εάν τα έγγραφα κοινοποιούνται σε ανεπιθύμητα άτομα. Ή εάν, για παράδειγμα, το μοιραστείτε με μια ομάδα και ένα μέλος της ομάδας αποχωρήσει, αλλά ξεχάσετε να το αφαιρέσετε από τους χρήστες που μπορούν να δουν αυτό το έγγραφο.
Είναι λοιπόν αξιόπιστο;
Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση δεν είναι εύκολη. Και είναι ότι, ανάλογα με τη χρήση που θέλετε να του κάνετε, θα μπορούσαμε να πούμε ναι ή όχι.
Π.χ. Εάν πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε για να έχετε ένα έγγραφο με όλες τις αναφορές των προϊόντων σας για το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, θα μπορούσαμε να πούμε ναι, Είναι αξιόπιστο και θα σας βοηθήσει επίσης να έχετε αυτήν την τεκμηρίωση όπου κι αν πάτε. Εάν το χρησιμοποιήσετε για να έχετε ένα αντίγραφο σε ένα έγγραφο στη λίστα αλληλογραφίας σας στο οποίο στέλνετε ένα ενημερωτικό δελτίο, θα εξαρτηθεί από το πόσο ασφαλές πιστεύετε ότι είναι αυτό το αρχείο. Παρόλο που η Google προστατεύει τις πιο "παραβιασμένες", "προσωπικές" πληροφορίες που απαιτούν υψηλή ασφάλεια, για εμάς δεν θα πρέπει να μεταφορτώνονται στο Google Drive ή στα Έγγραφα Google.
Η απόφαση πρέπει να ληφθεί από εσάς, αλλά δεν υπάρχει αμφιβολία ότι τα Έγγραφα Google μπορούν να είναι μια καλή λύση και να μην χρειάζεται να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου στον υπολογιστή σας ή ακόμα και να βασιστείτε σε έναν υπολογιστή για να λειτουργήσει (επειδή μπορείτε να το κάνετε από κινητό ή το tablet).