PDF (Portable Document Format) ist ein Dateiformat, das alle Elemente eines gedruckten Dokuments als elektronisches Bild erfasst, das angezeigt, durchsucht, gedruckt oder an eine andere Person weitergeleitet werden kann. PDF-Dateien werden mit Adobe Acrobat, Acrobat Capture oder ähnlichen Produkten erstellt.
Zum Anzeigen und Verwenden der Dateien benötigen Sie den kostenlosen Acrobat Reader, den Sie problemlos herunterladen können. Sobald Sie den Reader heruntergeladen haben, wird er automatisch gestartet, wenn Sie eine PDF-Datei anzeigen möchten.
PDF-Dateien sind besonders nützlich für Dokumente wie Zeitschriftenartikel, Produktbroschüren oder Flyer, in denen Sie das ursprüngliche grafische Erscheinungsbild online beibehalten möchten. Eine PDF-Datei enthält ein oder mehrere Seitenbilder, von denen jedes vergrößert oder verkleinert werden kann. Sie können die Seite auf und ab gehen.
PDF-Dateien: Wie ist ihre Komprimierung?
Das Produkt von Acrobat, mit dem Sie PDF-Dateien erstellen können, verkauft sich in der nicht allzu unverschämten Preisspanne. Eine Nicht-Adobe-Alternative ist ein Produkt namens Niknak von 5D, einem Unternehmen in Großbritannien. (Der Reader selbst ist kostenlos und kann als Plug-In mit Ihrem Webbrowser verwendet oder selbst gestartet werden.) Einige Situationen, in denen PDF-Dateien wünschenswert sind, sind:
Grafikdesign-Entwicklung, bei der Teammitglieder remote arbeiten und daher Designideen online untersuchen müssen
Helpdesk-Mitarbeiter, die das gedruckte Buch sehen müssen, das Benutzer gerade ansehen
Online-Verteilung aller gedruckten Dokumente, in denen das gedruckte Erscheinungsbild erhalten bleiben soll
Acrobat PDF-Dateien sind mehr als Dokumentbilder. Dateien können Schriftarten einbetten, um sie überall dort verfügbar zu machen, wo Sie sie anzeigen. Sie können auch interaktive Elemente wie Schaltflächen zum Eingeben von Formularen und zum Aktivieren von Ton- und Quicktime- oder AVI-Filmen enthalten. PDF-Dateien werden für das Web optimiert, indem Text vor Grafiken und Hypertext-Links angezeigt wird.
Benutzer fragen sich oft, wie sie die Größe einer PDF-Datei reduzieren können, um sicherzustellen, dass sie vom Fallverwaltungssystem eines Gerichts akzeptiert und somit erfolgreich elektronisch archiviert wird.
Abhängig vom Verwaltungssystem, mit dem die empfangenen Dateien verwaltet werden, gibt es eine Reihe von Regeln zur Dateigröße. Es ist wichtig, dass Sie die örtlichen Vorschriften in Ihrem Gericht im Voraus überprüfen.
Im Allgemeinen gibt es jedoch kaum einen Grund für PDFs mit einer Größe von Hunderten von Megabyte, es sei denn, sie enthalten Beweise, die als Fotos mit sehr hoher Auflösung gespeichert werden müssen. Mit ein paar einfachen Schritten sollten selbst große Dateien mit Hunderten von Seiten 10 MB nicht überschreiten.
So bestimmen Sie die Größe Ihres PDF-Dokuments
Wenn Sie Adobe Acrobat verwenden, ist es einfach, die Größe Ihrer PDF-Datei zu überprüfen. Klicken Sie einfach auf Datei und dann auf Eigenschaften. Sie sehen viele Informationen zu Ihrem Dokument, einschließlich seiner Größe.
Alternativ können Sie zu dem Ordner navigieren, der das Dokument enthält, mit der rechten Maustaste darauf klicken und auf Eigenschaften klicken.
Das Laden größerer Dateien dauert länger, ist schwer elektronisch zu teilen (z. B. per E-Mail) und verbraucht den Dateispeicher Ihrer Anwaltskanzlei schneller. Obwohl die Gerichte größere Dateien akzeptieren, bevorzugen sie kleinere, optimierte Dateien.
Wie sollten Sie also die Größe Ihrer PDF-Dokumente reduzieren? Hier sind fünf schnelle Tipps.
Vermeiden Sie nach Möglichkeit das Scannen von PDFs
Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Sie zum Erstellen von PDFs oder zum Kombinieren mehrerer Dokumente und Belichtungen zu einer einzigen PDF-Datei alles drucken und zusammen scannen müssen. Elektronisch konvertierte Dateien sind im Allgemeinen viel kleiner als gescannte Dateien.
Es müssen nur Dokumente gescannt werden, die nur auf Papier vorhanden sind. Alle anderen Dokumente können elektronisch aus der Originaldatei konvertiert werden, indem sie als PDF gespeichert werden. Darüber hinaus können einzelne Dokumente mithilfe von Software wie Adobe Acrobat schnell als PDF-Dateien kombiniert werden, sodass die Dokumente nicht gedruckt werden müssen, um sie zu kombinieren.
Als "kleines PDF" speichern
Wenn Ihre Datei nach der elektronischen Erstellung immer noch sehr groß ist, können Sie noch einige Schritte ausführen, anstatt sie zu scannen. Am einfachsten ist es, Ihre Datei als PDF-Datei mit reduzierter Größe erneut zu speichern.
Öffnen Sie in der neuesten Version von Adobe Acrobat die PDF-Datei, die Sie als kleinere Datei erneut speichern möchten, und wählen Sie "Datei", "Als andere speichern" und dann "Kleine PDF-Datei". Sie werden aufgefordert, die gewünschte Versionskompatibilität auszuwählen, und können dann zum Speichern auf OK klicken. Wir empfehlen, dass Sie die Kompatibilität mit mindestens Acrobat X konfigurieren, da diese Version immer noch weit verbreitet ist.
Verwenden Sie den Adobe Acrobat PDF Optimizer
Manchmal möchten Sie mehr Kontrolle darüber, welche Elemente in Ihrem Dokument herabgestuft oder entfernt werden. Unter diesen Umständen sollten Sie das PDF-Optimierungstool auswählen.
Bevor Sie eine Datei optimieren, sollten Sie die Speicherplatznutzung der Datei überprüfen: Überprüfen Sie, welche Elemente wie Schriftarten, Bilder usw. die meisten Daten verwenden. Die Ergebnisse können Ihnen Anregungen geben, wo die Dateigröße am besten reduziert werden kann.
Um die Optimierung zu starten, öffnen Sie Ihre PDF-Datei in Acrobat, klicken Sie auf Datei, Als andere speichern und dann auf Optimierte PDF-Datei. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld in der oberen rechten Ecke auf Audit Space Usage.
Reduzieren Sie die Größe beim Speichern in Word
In Word verwenden Sie die Option Speichern unter, um ein Dokument in PDF zu konvertieren. Diese Option erzeugt im Allgemeinen eine relativ kleine Datei, abhängig von der Anzahl der Bilder im Dokument. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Ihre in Word konvertierte PDF-Datei immer noch zu groß ist, gibt es in Word eine weitere Option, mit der eine erheblich kleinere Datei erstellt wird. So verwenden Sie es:
Öffnen Sie das Word-Dokument, das in PDF konvertiert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei und dann auf Speichern unter. Wählen Sie im Menü Dateityp die Option PDF und geben Sie Ihren bevorzugten Dateinamen ein. Hier ist der zusätzliche Schritt: Wählen Sie unten im Dialogfeld "Optimieren für" die Option "Mindestgröße" (Online-Buchung).
Verwenden Sie ein PDF-Druckwerkzeug
Andere PDF-Tools (nicht von Adobe) enthalten im Allgemeinen Funktionen, mit denen Sie die Größe Ihrer PDF-Datei verringern können. Wenn Sie jedoch nach einer kostenlosen Option suchen, sind einige verfügbar. Derzeit ist PrimoPDF der am häufigsten heruntergeladene kostenlose PDF-Ersteller (laut download.com).
Nachdem Sie PrimoPDF installiert haben, öffnen Sie einfach die zu komprimierende PDF-Datei (z. B. in Acrobat Reader oder einem Webbrowser), drücken Sie Strg + P, um den Druckdialog zu öffnen, wählen Sie PrimoPDF aus der Liste der verfügbaren Drucker aus und klicken Sie dann auf PDF erzeugen.
Beachten Sie, dass diese Methode wie das einfache Speichern als PDF in verkleinerter Größe in Adobe Acrobat die Qualität und Auflösung des Bildes verringert.
Wenn Sie Platz auf Ihrem Mac sparen möchten, können Sie viele Dinge tun: Leeren Sie den Papierkorb, entfernen Sie Anwendungsinstallationsprogramme, entfernen Sie doppelte Dateien und vieles mehr.
Sie können auch die Dateigröße von PDF-Dokumenten reduzieren, um sie kompakter zu gestalten und weniger Speicherplatz auf Ihrem Mac zu beanspruchen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies auch die Qualität des Original-PDFs beeinträchtigen kann.
Wenn Sie ein qualitativ hochwertiges PDF für eine Präsentation oder eine Arbeitsaufgabe benötigen, können Sie eine andere Methode verwenden, um Speicherplatz zu sparen, z. B. das Speichern auf einem Cloud-basierten Sicherungssystem oder einer externen Festplatte.
Durch die DF-Komprimierung können die Kosten für das Teilen, Speichern und Übertragen von Dateien in die Cloud gesenkt werden. Dies beschleunigt das Hochladen, Herunterladen, Drucken oder Anhängen einer PDF-Datei. Je kleiner die Größe, desto schneller wird sie verteilt.
Was ist der beste Weg, um alle Vorteile der PDF-Komprimierung zu nutzen? Angela O'Donnell erklärt dies, indem sie unsere folgenden Fragen beantwortet.
Können Sie kurz erklären, was PDF-Komprimierung ist?
Durch die PDF-Komprimierung werden die Daten in einer PDF-Datei neu organisiert und effizienter gespeichert, sodass sie verkleinert werden können, ohne dabei wichtige Details zu verlieren. Das Neuanordnen der Daten kann dazu führen, dass die Größe der Bilder geändert und / oder neu formatiert wird, um die Dateigröße zu verringern.
Was ist, wenn meine zu komprimierenden Dateien keine PDF-Dateien sind? In diesem Fall ist die Automatisierung praktisch, da das manuelle Konvertieren von Hunderten, Tausenden oder sogar Millionen von Dokumenten in PDF eine entmutigende Aufgabe ist.
Administratoren können einen automatischen Konvertierungsdienst in ein Dokumentrepository wie wichtige Dokumentverwaltungssysteme (DMS), Dropbox, SharePoint oder sogar einen einzelnen Ordner in einem Windows-Netzwerk leiten und Dokumente im Hintergrund unbeaufsichtigt in PDF konvertieren.
Wie funktioniert die Automatisierung im Komprimierungsprozess?
Anstatt die Komprimierung einzeln manuell auf Dateien anzuwenden, kann ein automatisierter Komprimierungsdienst eine große Menge von Dateien in Ihrem Repository kontinuierlich verarbeiten. Auf diese Weise werden alle Komprimierungsarbeiten im Hintergrund ausgeführt, ohne dass Benutzer nach der Ersteinrichtung beteiligt werden müssen.
Diese Art der automatisierten Komprimierung ist ein leistungsstarker Dienst, der alle Dokumente abdeckt, unabhängig davon, wie sie in Ihrem Dokumenten-Repository gelandet sind.
Sind Sie gespannt, wie die automatisierte Komprimierung aussieht? Diese praktische Infografik bietet einen Überblick über die Funktionsweise in Verbindung mit einem automatisierten OCR-Verarbeitungsdienst.
Reduktion von PDF-Dateien auf optimale Größen, sodass Sie vier verschiedene Größenoptionen erhalten.
Die Organisation von PDFs durch Bates-Nummerierung, Indizierung, Wasserzeichen usw. Dies ist bei Verwendung von PDFelement Pro möglich.
Die Stapelverarbeitungsoption erleichtert das Leben, wenn mehrere PDFs gleichzeitig komprimiert, bearbeitet, organisiert und freigegeben werden müssen.
Gescannte PDFs können mithilfe der OCR-Technologie in bearbeitbare Formate konvertiert werden.
Vom Ausfüllen von PDF-Formularen über das Extrahieren von Daten bis hin zum Sichern Ihrer Dateien ist mit iSky soft PDFelement Pro für Windows alles möglich.
Methode 2. Verkleinern Sie PDF mit Microsoft Word
MS Office ist seit langem als die beste PC-Suite für Windows bekannt. Die meisten von uns wissen jedoch nicht, dass wir mit der Veröffentlichung von MS Office 2013 sogar problemlos PDF-Dateien erstellen und bearbeiten können. Dies ist ein großer Sprung von Microsoft und hilfreich für Benutzer, die ihre PDF-Dateien für verschiedene Zwecke wie Teilen, Speichern usw. auf optimale Größen komprimieren möchten.
Schritt 1. Wenn Sie MS Word 2013 verwenden, müssen Sie lediglich Ihre Word-Datei als PDF speichern. Wählen Sie im Fenster "Speichern unter" ("Datei"> "Speichern unter") PDF aus der Dropdown-Liste mit den Ausgabeformaten aus und wählen Sie aus den folgenden Optionen "Mindestgröße". Dies ist eine neue Funktion und speichert ein Word-Dokument als PDF-Datei in der optimalen Größe.
Fehlerbehebung
Eines der größten Probleme beim Umgang mit einer PDF-Datei ist die große Dateigröße. Es gibt nichts Schlimmeres als eine E-Mail, die aus einer großen PDF-Datei in Ihrem Postausgang steckt, es sei denn, es handelt sich natürlich um einen langsamen PDF-Download aus dem Internet.
Wie können Sie die Größe Ihres PDF-Dokuments reduzieren? Obwohl dies von einer PDF-Datei zur anderen und von der Art des darin enthaltenen Inhalts stark abhängt, gibt es einige allgemeine Optionen für die PDF-Erstellung, auf die Sie besonders achten sollten. Ein paar Änderungen hier und da tragen wesentlich dazu bei, die Megabyte Ihrer Datei zu reduzieren.
Verwenden Sie den Befehl "Speichern unter".
Dies ist ein guter Ort, um Schwellungen zu reduzieren. Jedes Mal, wenn Sie in einer Anwendung auf "Speichern" klicken, erhalten Sie eine allgemein größere Datei. Dies liegt daran, dass die Funktion die Änderungen speichert und der Datei hinzufügt. Gleiches gilt für PDF-Dateien.
Verwenden Sie stattdessen den Befehl "Speichern unter". Auf diese Weise überschreiben Sie die gesamte Datei und entfernen nicht verwendete Objekte und akkumulierte Änderungen. Das Ergebnis ist eine kleinere PDF-Datei, die Sie verarbeiten können. Wählen Sie daher die Option "Speichern unter", sobald Sie alles, was Sie benötigen, zu Ihrer PDF-Datei hinzugefügt haben.
Komprimieren und verkleinern Sie PDF-Bilder
Angesichts des visuellen Charakters digitaler Inhalte machen Bilder heute einen großen Teil der PDF-Dateien aus. Wenn Ihre PDF-Datei jedoch nicht für hochauflösende Anforderungen vorgesehen ist, können Sie Ihre Datei in Schach halten, indem Sie die Größe reduzieren und Ihre Bilder komprimieren. Durch das Downsampling von Bitmap-Bildern reduzieren Sie grundsätzlich die Anzahl der Pixel, wodurch die Gesamtauflösung und damit die Größe der PDF-Datei verringert wird.
Wählen Sie den richtigen Farbraum
Möglicherweise haben Sie schon einmal von RGB- und CMYK-Farbräumen gehört. Jeder von ihnen hat unterschiedliche Methoden zum Umgang mit Farben. Im Allgemeinen ist CMYK ideal zum Drucken, während RGB ideal für die Bildschirmanzeige ist.
Wenn Ihre PDF-Datei hauptsächlich im Internet oder auf einem Computerbildschirm angezeigt werden soll, wählen Sie den RGB-Farbraum für Ihre PDF-Bilder. Bei einigen PDF-Erstellern können Sie bei Bedarf CMYK-Bilder in RGB konvertieren. Es erfordert weniger Daten als CMYK. Und weniger Datenkanal bedeutet kleinere Dateigröße.
Unterkonfigurieren Sie Ihre Schriftarten
Durch das Einbetten der Schriftarten schließen Sie im Grunde den gesamten Zeichensatz in die PDF-Datei ein, wodurch die Datei erheblich aufgebläht werden kann. Versuchen Sie stattdessen, die Quellen zu unterteilen. Dadurch wird die Größe der PDF-Datei auf ein Minimum beschränkt.
Wenn eine Schriftart eine Teilmenge ist, werden nur die in der PDF-Datei verwendeten Schriftzeichen angehängt. Wenn in der Datei kein Sonderzeichen wie "#" verwendet wird, wird das Zeichen nicht aufgenommen. In den meisten Fällen können Sie festlegen, dass Schriftarten automatisch untergeordnet werden, wenn die Zeichennutzung unter einem bestimmten Wert liegt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie sie haben. Ihre PDF-Schriftarten sind genauso wichtig wie Ihre Bilder.
Beseitigen Sie unnötigen Schnickschnack
Je nachdem, für wen und wofür Ihr PDF-Inhalt bestimmt ist, können Sie das Aufblähen erheblich reduzieren. Mit Anwendungen, die PDFs für bestimmte Anforderungen erstellen, wie z. B. Adobe Photoshop, können Sie PDFs mit erweiterten Einstellungen wie den Bearbeitungsfunktionen von Photoshop beibehalten speichern.
Wenn Ihre PDF-Dateien jedoch nicht ausschließlich in Photoshop zum Bearbeiten geöffnet werden, müssen Sie die Datei nicht darauf vorbereiten. Machen Sie sich also vor dem Speichern einer PDF-Datei mit allen Schnickschnack eine gute Vorstellung davon, wie Ihre PDF-Datei verwendet wird, und Sie können die Größe problemlos entsprechend reduzieren.
PDFs sollen von hoher Qualität sein, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass sie sich in der Dateigröße widerspiegeln müssen. Mit nur wenigen Anpassungen erhalten Sie eine verwaltbare PDF-Datei. Als zusätzlichen Bonus können Sie die meisten dieser Anpassungen mit Sonic PDF Creator vornehmen. Sie müssen nur zu Ansicht> Erstellungsoptionen gehen ... und können über den Dialog darauf zugreifen.