Pokud hodně pracujete na internetu, nebo pracujete s dokumenty a musíte si brát flash disky s informacemi, jistě vás bude zajímat, co to Google Docs je. Možná ho už používáte, nebo jste mu možná ještě nedali šanci.
Při této příležitosti Chceme vám přinést tento nástroj Google že pokud máte e-mail z Gmailu, určitě jste ho viděli. Chcete vědět, co to je, jaké má vlastnosti a jaké jsou funkce? A proč byste ho měli používat nebo proč ne? Takže pokračujte ve čtení toho, co jsme pro vás právě shromáždili.
Co jsou Dokumenty Google
První věc, kterou byste měli vědět, je, co jsou Dokumenty Google. A v tomto případě mluvíme o a online služba zpracování textu. Jinými slovy, je to online program, ve kterém budete moci vytvářet a upravovat textové dokumenty online. Díky připojení k internetu bude také moci na dokumentu pracovat kdokoli s odkazem na tento dokument (a oprávněními k úpravám). Tento umožňuje spolupráci s ostatními uživateli v reálném čase.
A k tomu musíme přidat sílu přístup k dokumentům z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu.
Funkce Dokumentů Google
Některé z nejvýznamnějších funkcí Dokumentů Google jsme již probrali, ale chceme jít trochu hlouběji, abyste pochopili, co všechno vám tento nástroj, který je v rámci služeb nabízených Diskem Google, nabízí.
Mezi nimi, nejpozoruhodnější jsou následující:
- Textový procesor: umožňuje snadno psát, upravovat, formátovat a formátovat texty.
- Schopnost spolupracovat v reálném čase: umožňuje pracovat na stejném dokumentu s několika lidmi současně. Samozřejmě je nutné, aby tito lidé měli přístup k dokumentu a oprávnění k jeho úpravám.
- Zobrazit historii změn – Umožňuje vám vidět, kdo provedl změny v dokumentu, a v případě potřeby je vrátit.
- Vytvářejte komentáře a návrhy: K dokumentu můžete přidávat komentáře a návrhy a diskutovat o změnách.
- K dispozici máte několik šablon: pro různé typy dokumentů, jako jsou životopisy, dopisy atd.
- Je integrována do Disku Google: ve skutečnosti je tato služba jednou z těch, které máte na Disku Google spolu s dalšími, jako je možnost vytváření snímků, tabulek...
- Je kompatibilní s různými formáty: budete moci importovat a exportovat dokumenty v různých formátech, jako je Microsoft Word, PDF, odt atd.
- Budete mít pokročilé nástroje pro úpravy: jako jsou tabulky, grafy, obrázky atd.
- V dokumentu můžete vyhledávat informace na internetu.
- Má nástroje pro usnadnění: upravit velikost textu, kontrast atd.
- Integruje se s dalšími nástroji Google, jako je Kalendář Google, Google Meet atd.
K tomu všemu Je to jeden z nejúplnějších nástrojů a při jeho používání nabízí řadu výhod. Co ale můžete s Dokumenty Google skutečně dělat?
Funkce Dokumentů Google
Už víte, co jsou Dokumenty Google. Znáte jeho vlastnosti. A možná máte představu, k čemu tento nástroj slouží. Ale pro každý případ byste měli vědět, že mluvíme o textovém procesoru, ve kterém budete moci vytvářet nové textové dokumenty. Společně se svými spolužáky budete také moci vytvářet tabulky a prezentace.
Ale nejen vytvářet dokumenty. Pokud nějaké máte, budete je muset pouze nahrát na Disk Google a Dokumenty Google se postarají o jejich otevření (nebo je za tímto účelem převedou), abyste je mohli upravovat odkudkoli (pokud máte internet).
Jednou z hlavních funkcí a výhod Dokumentů Google je možnost pracovat na dokumentu více lidí současně. Tímto způsobem můžete vidět, kdy na něj člověk píše, nebo provádět změny v reálném čase. Kromě toho je možná možnost komentování a navrhování změn (jak to můžeme udělat ve Wordu, LibreOffice nebo OpenOffice).
Při stahování těchto dokumentů můžeme je sdílet s ostatními uživateli a dát jim oprávnění k úpravám, ale také je exportovat do různých formátů, jako jsou mimo jiné PDF, Word, RTF.
Jak vidíte, je to nástroj, který myslel prakticky na všechno. Nyní vždy existují nějaké výhody a nevýhody, zda jej používat nebo ne. Jednou z největších obav je skutečnost, že se nahrávají „kompromitované“ informace a že by mohly uniknout. Na druhou stranu máte možnost cestovat kamkoli, aniž byste s sebou museli nosit flashky, disky atp. s těmito informacemi, a tak pracovat, ať jste kdekoli. Máme mluvit o všem dobrém, i ne tak dobrém, co má Dokumenty Google?
Výhody a nevýhody používání Dokumentů Google
Do této chvíle jsme vám o Dokumentech Google řekli mnoho dobrých věcí. A budeme v tom pokračovat. My ale chceme být objektivní a každý nástroj, program... má své výhody i nevýhody. A to není výjimkou.
Mezi výhody používání Dokumentů Google patří především to, že je zdarma. Také jej nemusíte stahovat ani nic instalovat do počítače. Jednoduše s e-mailem Gmail již budete mít přístup k tomuto a mnoha dalším nástrojům. Druhou výhodou je spolupráce s několika lidmi v reálném čase, což usnadňuje komunikaci a týmovou práci.
Výhodou je také možnost přístupu k dokumentům z libovolného zařízení s připojením k internetu, zejména proto, že vás neomezuje pouze na počítači, ale můžete vstupovat i z mobilního telefonu či tabletu.
Co je na tom špatného? Ve skutečnosti, Je třeba mít na paměti několik bodů, které bychom rádi, abyste si je přečetli:
- To závisí na připojení k internetu pro práci. Pokud není internet, nebudete mít přístup k dokumentům (ačkoli nyní můžete pracovat bez internetu a změny se načtou, jakmile se připojíte).
- Pokud není správně nakonfigurován, můžete mít problémy se zabezpečením.
- Problémy s kompatibilitou u některých formátů souborů. Je to něco nevyhnutelného. Pokud importujete dokument a Dokumenty Google jej nebudou moci přečíst, nebudete s ním moci nic dělat.
- Při práci s velmi velkými nebo složitými dokumenty dochází ke zhroucení výkonu.
- Problémy s ochranou soukromí, pokud jsou dokumenty sdíleny s nežádoucími lidmi. Nebo pokud jej například sdílíte s týmem a člen týmu odejde, ale zapomenete jej odstranit z uživatelů, kteří mohou daný dokument vidět.
Je to tedy spolehlivé?
Zodpovědět tuto otázku není snadné. A je to tak, že v závislosti na tom, jak to chcete použít, můžeme říci ano nebo ne.
Např Pokud ho budete používat k tomu, abyste měli dokument se všemi referencemi vašich produktů pro váš internetový obchod, můžeme říci ano, Je spolehlivý a také vám pomůže mít tuto dokumentaci, ať jste kdekoli. Pokud jej použijete k tomu, abyste měli kopii v dokumentu na vašem seznamu adresátů, do kterého posíláte newsletter, bude to záviset na tom, jak bezpečný je podle vás daný soubor. Přestože Google chrání nejvíce „kompromitované“, „osobní“ informace, které vyžadují vysoké zabezpečení, pro nás by neměly být nahrány na Disk Google nebo Dokumenty Google.
Rozhodnutí musíte učinit vy, ale není pochyb o tom, že Dokumenty Google mohou být dobrým řešením a vyhnout se nutnosti instalovat program pro úpravu textu do počítače nebo se dokonce spoléhat na to, že bude fungovat počítač (protože to můžete udělat pomocí mobilu nebo tabletu).