Montar un eCommerce puede ser fácil. Pero una de las tareas más tediosas y que te puede meter en líos si no lo haces bien es la contabilidad de tu tienda online. ¿Necesitas un CRM de contabilidad? ¿Quizá hacerlo todo a mano? ¿Sabes qué obligaciones tienes?
Si ahora mismo te estás poniendo nervioso porque no sabes si cumples o no con lo que te exige la ley, presta atención a lo que vamos a comentarte. ¿Empezamos?
Qué obligaciones tienes que cumplir en tu eCommerce
La contabilidad de un eCommerce no es difícil. Pero sí necesitas tener todo en regla para no llevarte un susto después. En este sentido, debes partir del hecho de que tendrás que tener dado de alta tu eCommerce. Además, tú mismo facturarás como autónomo o como empresa.
Pero, ¿y ya está? En realidad no. Si quieres controlar la contabilidad del eCommerce, necesitarás lo siguiente:
Facturar y controlar ingresos y gastos
Como eCommerce, venderás productos a los clientes. Y todos esos productos que vendes tendrás que facturarlos a los clientes. Eso implica que pagarán el precio del producto pero tendrás que incluir el IVA y el IRPF si toca.
Por lo general, el IVA ya está incluido en el precio final del producto, así como el IRPF. Pero a la hora de hacer la factura sí tienes que especificarlo.
Esos serían los ingresos que tendrías. Pero por otro lado estarían los gastos, es decir, lo que tú compras o pides para poder operar en tu eCommerce. Es importante que pidas facturas, tickets y demás para justificarlos. Además, has de guardarlos al menos cinco años, puesto que Hacienda te los puede exigir.
Esto sería propiamente dicho la contabilidad de tu eCommerce. Y has de llevarla al día. Cuando tu negocio es pequeño no es tan necesario (mientras que la lleves al mes o al trimestre es suficiente). Pero cuando es más grande sí vas a necesitar tenerlo controlado para evitar errores.
Libros obligatorios
Además de la contabilidad anterior, tendrás que llevar una serie de libros obligatorios que están establecidos por ley. En este caso nos encontramos con libros fiscales, contables y mercantiles.
Ahora bien, no es lo mismo una empresa que un autónomo. En el caso de un autónomo, lo que necesitas son los libros de registro de autónomos, que son el libro de registro de facturas emitidas. Y el libro de registro de facturas recibidas. Con estos dos tendrías ese trámite satisfecho.
¿Y en el caso de las empresas? Aquí sí que tenemos más libros. Aquí debemos distinguir varias áreas: Por un lado, los libros mercantiles, que serán el libro de actas, que se usa para recoger todo lo que se dice en las reuniones que se convocan; el libro de registro de socios y/o el libro de registro de la sociedad; y, finalmente, el libro registro de acciones nominativas.
Por otro lado, los libros fiscales, compuestos por los libros facturas emitidas y recibidas, el libro de bienes de inversión y el de operaciones intracomunitarias.
Y, por último, los libros contables, que serían el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
Gestión documental
Para finalizar, otro aspecto importante de la contabilidad de un eCommerce es la gestión documental. Con ello nos referimos a toda la documentación que tenga que ver con el negocio: tu alta como autónomo, el documento de constitución de la empresa, los modelos tributarios, los trabajadores, etc.
Consejos para llevar la contabilidad de un eCommerce
Es posible que todo lo anterior te haya abrumado. Y no es para menos. Sin embargo, no es difícil de llevar a cabo. Cuando tu eCommerce es pequeño, podrías ocuparte tú mismo de la contabilidad (siempre y cuando conozcas la ley y todo lo que te pueden exigir). O bien podrías confiar en una gestoría (cuando el negocio es más grande).
Sea como sea, aquí te dejamos algunos consejos para llevar la contabilidad de un eCommerce.
Opta por CRMs
Los CRMs son programas que están hechos para llevar la contabilidad de una forma más práctica y rápida. En lugar de hacerlo a mano, con estos programas automatizarías muchos de los ingresos y gastos.
Por ejemplo, te evitarías tener que hacer cálculos para sacar el IVA e IRPF (si corresponde) de cada factura. O podrías poner los gastos fijos mensuales para que se repitan mes a mes sin tener que poner una entrada con cada uno de manera individual.
Es cierto que a veces cuesta entenderlos, pero cuando lo haces la contabilidad se lleva mucho más rápido y de manera más eficiente.
Llévalo todo al día
Si ya te has enfrentado a la contabilidad, sabrás que hay que destinar unos días antes de que acabe el plazo para recopilarlo todo y rezar porque no se te escape nada y las cifras cuadren. Sin embargo, esto puede ser lo peor para que algo salga mal.
Por eso, es mejor dedicar algo de tiempo a diario para organizar las finanzas de manera correcta. Sí, es engorroso y quizá no te guste hacerlo; pero de esta manera no te olvidarás de ninguna factura, pago pendiente, o vencimientos que podrían «arañar» de tus beneficios.
Fórmate en contabilidad
No queremos decir con ello que vayas a ser un experto ni mucho menos; pero sí es necesario, independiente de que la facturación y contabilidad del eCommerce la lleves tú o una gestoría, que sepas lo mínimo.
Así que intenta entender los conceptos clave de la contabilidad para, así, saber de lo que te hablan cuando te presentan los impuestos a pagar o los documentos que respaldan tu día a día.
Repasa la contabilidad
Esto no es solo para revisar que no te hayas equivocado en nada a la hora de inscribir los libros contables. Sino para verificar que, si tienes una gestoría, también lo hace bien. Sí, sabemos que puedes pensar que eso implica pagar por algo que al final haces tú. Pero es mejor hacer una contabilidad doble y que cuadre, que confiar ciegamente en lo primero que te sale y no darte cuenta de los errores que has cometido.
Porque a lo mejor no se dan cuenta, pero, si se dan y tienes que justificar lo que has puesto, podrías pagar una multa por no haber presentado los datos correctos.
¿Te queda ahora más clara la contabilidad de un eCommerce?