¿Cómo reducir el tamaño de los archivos PDF?

PDF (Portable Document Format) es un formato de archivo que ha capturado todos los elementos de un documento impreso como una imagen electrónica que se puede ver, navegar, imprimir o reenviar a otra persona. Los archivos PDF se crean utilizando Adobe Acrobat , Acrobat Capture o productos similares.

Para ver y utilizar los archivos, necesitas el programa gratuito Acrobat Reader, que puedes descargar fácilmente. Una vez que hayas descargado el Reader, se iniciará automáticamente cuando quieras ver un archivo PDF.

Los archivos PDF son especialmente útiles para documentos como artículos de revistas, folletos de productos o volantes en los que quieras conservar el aspecto gráfico original en línea. Un archivo PDF contiene una o más imágenes de páginas, cada una de las cuales puede ser ampliada o reducida. Puede avanzar y retroceder la página.

Archivos PDF: como es su compresión

El producto de Acrobat que permite crear archivos PDF se vende en el rango de unos precios no muy exagerados. Una alternativa no-Adobe es un producto llamado Niknak de 5D, una compañía en el Reino Unido. (El lector en sí es gratuito y puede ser utilizado como un plug-in con su navegador web o puede ser iniciado por sí mismo). Algunas situaciones en las que los archivos PDF son deseables incluyen:

Desarrollo de diseño gráfico en el que los miembros del equipo trabajan a distancia y por lo tanto necesitan explorar ideas de diseño online

Las personas del servicio de ayuda que necesitan ver el libro impreso que los usuarios están mirando

La distribución en línea de cualquier documento impreso en el que se quiera conservar su apariencia impresa

Los archivos PDF de Acrobat son más que imágenes de documentos. Los archivos pueden incrustar fuentes tipográficas para que estén disponibles en cualquier lugar de visualización. También pueden incluir elementos interactivos como botones para la entrada de formularios y para activar el sonido y las películas Quicktime o AVI. Los archivos PDF se optimizan para la Web al mostrar el texto antes de las imágenes gráficas y los enlaces de hipertexto.

A menudo los usuarios se plantean el hecho de cómo reducir el tamaño de un archivo PDF para garantizar que sea aceptado por el sistema de gestión de casos de un tribunal y, por lo tanto, sea archivado electrónicamente con éxito.

Hay toda una gama de reglas sobre el tamaño de los archivos, dependiendo del sistema de gestión que se utiliza para administrar los archivos que recibe. Es importante verificar las reglas locales en su corte con anticipación.

En general, sin embargo, hay muy pocas razones para que los PDFs tengan cientos de megabytes de tamaño, a menos que contengan pruebas que deben ser guardadas como fotografías de muy alta resolución. Siguiendo unos simples pasos, incluso los archivos grandes que son cientos de páginas no deben exceder los 10 MB.

Cómo determinar el tamaño de su documento PDF

Si usas Adobe Acrobat, comprobar el tamaño de tu PDF es sencillo. Sólo tienes que hacer clic en Archivo, luego en Propiedades. Verá mucha información sobre su documento, incluyendo su tamaño.

Alternativamente, puede navegar hasta la carpeta que contiene el documento, hacer clic con el botón derecho del ratón en ella y hacer clic en propiedades.

Los archivos más grandes tardarán más tiempo en cargarse, son difíciles de compartir electrónicamente (por ejemplo, por correo electrónico) y consumirán más rápidamente el almacenamiento de archivos de su bufete de abogados. Además, aunque los tribunales aceptan tamaños de archivo más grandes, prefieren manejar archivos más pequeños y optimizados.

Por lo tanto, ¿cómo debe ponerse a reducir el tamaño de sus documentos PDF? Aquí hay cinco consejos rápidos.

Evite escanear PDFs siempre que sea posible

Es un error común pensar que, para crear PDFs, o para combinar varios documentos y exposiciones en un solo PDF, hay que imprimir todo y escanearlo juntos. Los archivos convertidos electrónicamente son generalmente mucho más pequeños en tamaño que los escaneados.

Sólo es necesario escanear los documentos que existen sólo en papel; todos los demás documentos pueden convertirse electrónicamente a partir del archivo original guardándolos como PDF. Además, los documentos individuales pueden ser combinados rápidamente como PDFs usando un software como Adobe Acrobat, evitando la necesidad de imprimir los documentos para combinarlos.

Guardar como «PDF de tamaño reducido»

Si su archivo sigue siendo muy grande después de haberlo creado electrónicamente, en lugar de escanearlo, todavía hay algunos pasos que puede dar. El más simple es volver a guardar su archivo como un PDF de tamaño reducido.

En la última versión de Adobe Acrobat, abra el PDF que desea volver a guardar como un archivo más pequeño, elija Archivo, Guardar como Otro y luego PDF de tamaño reducido. Se le pedirá que seleccione la compatibilidad de versión que necesita y luego puede hacer clic en Aceptar para guardar. Le recomendamos que configure su compatibilidad con al menos Acrobat X, ya que esa versión sigue siendo muy utilizada.

Usar el Optimizador de PDF de Adobe Acrobat

A veces querrá tener más control sobre qué elementos de su documento se reducen en calidad o se eliminan. En estas circunstancias, debería elegir la herramienta de optimización de PDF.

Antes de optimizar un archivo, es una buena idea auditar el uso del espacio del archivo: revise qué elementos, como fuentes, imágenes, etc., están utilizando más datos. Los resultados de esto pueden darle ideas sobre dónde es mejor reducir el tamaño del archivo.

Para comenzar la optimización, abra su PDF en Acrobat, haga clic en Archivo, Guardar como otro y luego en PDF optimizado. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Uso del espacio de auditoría en la esquina superior derecha.

Reducir el tamaño al guardar en Word

En Word, para convertir un documento a PDF, se utiliza la opción Guardar como. Esta opción generalmente produce un archivo bastante pequeño, dependiendo del número de imágenes del documento. Sin embargo, si considera que su PDF convertido a Word sigue siendo demasiado grande, existe otra opción en Word que producirá un archivo significativamente más pequeño. A continuación se explica cómo utilizarla:

Abra el documento de Word que va a convertir a PDF. Haz clic en el botón Archivo y luego en Guardar como. En el menú de tipo Guardar como, seleccione PDF e introduzca el nombre de archivo que prefiera. Aquí está el paso extra: donde dice Optimizar para en la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione Tamaño mínimo (publicación en línea).

Usar una herramienta de impresión en PDF

Otras herramientas de PDF (no de Adobe) generalmente contienen características que reducirán el tamaño de su PDF. Sin embargo, si busca una opción gratuita, hay algunas disponibles. Actualmente, el creador de PDF gratuito más descargado (según download.com) es PrimoPDF.

Una vez que haya instalado PrimoPDF, simplemente abra el PDF que desea comprimir (en Acrobat Reader, o un navegador web, por ejemplo), pulse Ctrl+P para abrir el cuadro de diálogo de impresión, seleccione PrimoPDF de la lista de impresoras disponibles y luego haga clic en Crear PDF.

Tenga en cuenta que este método, al igual que el simple hecho de guardar como un PDF de tamaño reducido en Adobe Acrobat, reduce la calidad y la resolución de la imagen.

Cuando se trata de ahorrar espacio en tu ordenador Mac, hay muchas cosas que puedes hacer: vaciar la basura, eliminar los instaladores de aplicaciones, deshacerte de los archivos duplicados y mucho más.

También puedes reducir el tamaño de los archivos de los documentos PDF para hacerlos más compactos y ocupar menos espacio en tu Mac.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que al hacerlo también puede disminuir la calidad del PDF original.

Si necesitas un PDF de alta calidad, para una presentación o una tarea de trabajo, puede que te convenga utilizar otro método para ahorrar espacio, como guardarlo en un sistema de copia de seguridad basado en la nube o en un disco duro externo.

La compresión DF puede ayudar a reducir los costos de compartir, almacenar y transferir archivos a la nube. Acelera el proceso de subir, descargar, imprimir o adjuntar un PDF, ya que cuanto más pequeño es el tamaño, más rápido se distribuye.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de aprovechar todos los beneficios que ofrece la compresión de PDF? Angela O’Donnell lo explica respondiendo a nuestras preguntas a continuación.

¿Puede explicarse brevemente qué es la compresión de PDF?

La compresión de PDF reorganiza los datos en un archivo PDF, almacenándolos de manera más eficiente para poder reducir su tamaño sin perder detalles importantes en el proceso. Reorganizar los datos podría significar que las imágenes se redimensionen y/o reformateen para reducir el tamaño del archivo.

¿Qué pasa si mis archivos que necesitan compresión no son PDF? La automatización es útil en este caso, ya que convertir manualmente cientos, miles o incluso millones de documentos a PDF es una tarea gigantesca.

Los administradores pueden dirigir un servicio de conversión automática a un depósito de documentos, como los principales sistemas de administración de documentos (DMS), Dropbox, SharePoint o incluso una sola carpeta en una red de Windows, y convertir silenciosamente documentos a PDF en segundo plano.

Cómo funciona la automatización en el proceso de compresión?

En lugar de aplicar la compresión a los archivos manualmente uno por uno, un servicio de compresión automatizado puede procesar un gran volumen de archivos en su depósito de forma continua. De esta manera, todo el trabajo de compresión se realiza de forma silenciosa en segundo plano sin necesidad de que los usuarios se involucren después de la configuración inicial.

Este tipo de compresión automatizada es un servicio de gran alcance, que cubre todos los documentos, independientemente de cómo terminaron en su depósito de documentos.

¿Tienes curiosidad por ver cómo es la compresión automatizada? Esta práctica infografía ofrece una visión general de cómo funciona junto con un servicio de procesamiento de OCR automatizado.

Reducción de los archivos PDF a los tamaños óptimos, ofreciéndole cuatro opciones de tamaño diferentes.

La organización de los PDF por numeración bates, indexación, marca de agua, etc. es posible cuando se utiliza PDFelement Pro.

La opción de procesamiento por lotes hace la vida más sencilla cuando varios PDF deben ser comprimidos, editados, organizados y compartidos simultáneamente.

Los PDFs escaneados pueden convertirse a formatos editables mediante la tecnología OCR.

Desde el llenado de formularios PDF, la extracción de datos hasta la seguridad de sus archivos, todo es posible con la ayuda de iSky soft PDFelement Pro para Windows.

Método 2. Hacer PDF más pequeño usando Microsoft Word

MS Office es conocido por ser el mejor paquete de PC para Windows desde hace mucho tiempo, pero lo que la mayoría de nosotros no sabe es que con el lanzamiento de MS Office 2013, podemos incluso crear y editar archivos PDF sin problemas. Este es un gran salto de Microsoft y sirve de ayuda para los usuarios que quieran comprimir sus archivos PDF a tamaños óptimos para varios propósitos como compartir, almacenar, etc.

Paso 1. Al usar MS Word 2013, todo lo que tienes que hacer es guardar tu archivo de Word como PDF. En la ventana «Guardar como» («Archivo» >»Guardar como»), seleccione PDF de la lista desplegable que contiene los formatos de salida y también elija «Tamaño mínimo» de las opciones que se indican a continuación. Esta es una nueva función y guarda un documento de Word como archivo PDF en el tamaño más óptimo.

Solución de los problemas

Una de las mayores molestias de tratar con un archivo PDF es el gran tamaño del archivo.  No hay nada peor que un correo electrónico atascado en tu bandeja de salida por un archivo PDF grande, a menos que, por supuesto, sea una lenta descarga de PDF de la web.

¿Cómo puedes reducir el tamaño de tu documento PDF? Aunque esto depende mucho de un PDF a otro y del tipo de contenido que contenga, hay algunas opciones generales de creación de PDF en particular a las que debes prestar mucha atención.  Algunos ajustes aquí y allá ayudarán mucho a reducir los megabytes de tu archivo.

Utilice el comando «Guardar como».

Este es un buen lugar para empezar a reducir la hinchazón.  Cada vez que le das a «Guardar» en una aplicación, terminas con un tamaño de archivo generalmente más grande. Esto se debe a que la función guarda los cambios y los añade al archivo. Lo mismo ocurre con los archivos PDF.

En su lugar, usa el comando «Guardar como». Al hacer esto, sobrescribes todo el archivo, eliminando los objetos no utilizados y los cambios acumulados. El resultado es un archivo PDF más pequeño que puedes manejar. Así que elige la opción «Guardar como» una vez que hayas añadido todo lo que necesitas a tu PDF.

Comprimir y reducir el tamaño de las imágenes de PDF

Dada la naturaleza visual del contenido digital hoy en día, las imágenes son una gran parte de los archivos PDF. Sin embargo, si su PDF no está pensado para necesidades de alta resolución, puede mantener su archivo bajo control reduciendo el tamaño y comprimiendo sus imágenes. Al reducir el muestreo de las imágenes de mapa de bits, básicamente se reduce la cantidad de píxeles, lo que disminuye la resolución general y, por lo tanto, el tamaño del PDF.

Elegir el espacio de color adecuado

Puede que hayas oído hablar de los espacios de color RGB y CMYK antes. Cada uno de ellos tiene diferentes métodos para manejar el color. En general, el CMYK es ideal para la impresión, mientras que el RGB lo es para la visualización en pantalla.

Si tu PDF se va a ver principalmente en la web o en una pantalla de ordenador, elige el espacio de color RGB para tus imágenes PDF.  En algunos creadores de PDF, puedes elegir convertir las imágenes CMYK a RGB si es necesario. Requiere menos datos que el CMYK. Y un canal de datos menos significa un tamaño de archivo más pequeño.

Subconfigura tus fuentes

Al incrustar las fuentes, básicamente estás adjuntando todo el conjunto de caracteres dentro del PDF, lo que puede inflar el archivo de manera significativa. Intenta subconjuntar las fuentes en su lugar. Mantendrá el tamaño del PDF al mínimo.

Cuando se subconjunta una fuente, sólo se adjuntan los caracteres de la fuente que se utilizan en el PDF. Si un carácter especial como «#» no se utiliza en el archivo, el carácter no se incluirá. En la mayoría de los casos, puede optar por subconjuntar automáticamente las fuentes si el uso del carácter es inferior a una determinada cantidad. Aprovecha esta característica si la tienes. Las fuentes de sus PDF son tan importantes como sus imágenes.

Elimine los adornos innecesarios

Dependiendo de a quién y para qué esté destinado el contenido de tu PDF, puedes reducir la hinchazón considerablemente. Las aplicaciones que crean PDF para necesidades específicas, como por ejemplo el Photoshop de Adobe, le permitirán guardar PDF con ajustes avanzados como Conservar las capacidades de edición de Photoshop.

Pero si tus PDFs no se abren exclusivamente en Photoshop para editarlos, entonces no hay necesidad de preparar el archivo para ello. Por lo tanto, antes de guardar un PDF con todas las campanas y silbatos, hazte una buena idea de cómo se utilizará tu PDF y podrás reducir fácilmente el tamaño en consecuencia.

Se supone que los PDFs son de alta calidad, pero no significa necesariamente que tengan que reflejarse en el tamaño del archivo. Puedes obtener un archivo PDF manejable con sólo unos pocos ajustes. Y como ventaja adicional, puedes realizar la mayoría de estos ajustes con Sonic PDF Creator. Sólo tienes que ir a Ver>Opciones de creación… y puedes acceder a ellas a través del diálogo.


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