Què és Google docs: característiques i funcions

Què és Google docs

Si treballes molt per Internet, o treballes amb documents i t'has d'estar portant pendrives amb la informació, segur que t'interessa saber què és Google Docs. Potser ja la fas servir, o potser encara no li has donat una oportunitat.

En aquesta ocasió, volem apropar-te aquesta eina de Google que, si teniu un correu electrònic de Gmail segur que l'heu vist. Vols saber què és, quines característiques té i quines en són les funcions? I per què l'hauries de fer servir o per què no? Aleshores, segueix llegint el que acabem de recopilar per a tu.

Què és Google Docs

Document

El primer que has de saber és què és Google Docs. I en aquest cas parlem d'un servei per processar text en línia. Dit d'una altra manera, és un programa en línia on podràs crear i editar documents de text en línia. A més, en estar connectat a Internet, tothom que tingui l'enllaç a aquest document (i permisos per editar) podrà treballar al document. Això permet la col·laboració en temps real amb altres usuaris.

I a això cal afegir-hi el poder accedir als documents des de qualsevol dispositiu amb connexió a Internet.

Característiques de Google Docs

Treball col·laboratiu en docs

Ja us hem comentat algunes de les característiques més significatives de Google Docs, però volem fer-ho una mica més profundament perquè entengueu tot el que us ofereix aquesta eina que està dins dels serveis que ofereix Google Drive.

Entre elles, les més destacables són les següents:

  • Processador de text: permet escriure, editar, formatar i donar format als textos de manera senzilla.
  • Poder col·laborar en temps real: permet treballar en un mateix document amb diverses persones alhora. Això sí, cal que aquestes persones tinguin accés al document i permisos per editar-lo.
  • Visualitzar l'historial de canvis: permet veure qui ha fet canvis en un document i revertir-los si cal.
  • Fer comentaris i suggeriments: podeu afegir comentaris i suggeriments en un document per discutir canvis.
  • Tens disponibles diverses plantilles: per a diferents tipus de documents, com ara currículums, cartes, etc.
  • S'integra dins de Google Drive: de fet, aquest servei entra dins dels que tens a Google Drive juntament amb altres com la possibilitat de crear diapositives, fulls de càlcul…
  • És compatible amb diferents formats: podràs importar i exportar documents en diferents formats, com ara Microsoft Word, PDF, odt, etc.
  • Tindràs eines d'edició avançades: com ara taules, gràfics, imatges, etc.
  • Pots cercar informació a Internet dins del document.
  • Disposa de ferramentes d'accessibilitat: per ajustar la mida del text, el contrast, etc.
  • S'integra amb altres eines de Google com ara Google Calendar, Google Meet, etc.

Per tot això, és una de les eines més completes i ofereix múltiples avantatges en utilitzar-la. Però, què és el que realment es pot fer amb Google Docs?

Funcions de Google Docs

Google Docs document obert

Ja saps què és Google Docs. En coneixes les característiques. I és possible que tinguis una idea de per a què serveix aquesta eina. Però, per si de cas, has de saber que parlem d'un processador de textos on podràs crear nous documents de text. Amb els seus companys també podràs fer fulls de càlcul i presentacions.

Però no només crear els documents. Si en tens algun només hauràs de pujar-los a Google Drive i Google Docs s'encarregarà d'obrir-los (o convertir-los per fer-ho) amb l'objectiu que puguis editar-los des de qualsevol lloc on et trobis (sempre que tinguis Internet).

Una de les principals funcions, i avantatges, de Google Docs és la possibilitat que diverses persones treballin al mateix temps al document. D'aquesta manera, es pot veure quan una persona hi escriu o fer modificacions en temps real. A més d'aquestes, la possibilitat de comentar i suggerir els canvis (tal com ho podem fer a Word, LibreOffice o OpenOffice) és possible.

A l'hora de descarregar aquests documents, podrem compartir-los amb altres usuaris i donar-los permís d'edició, però també exportar-los en diferents formats com PDF, Word, RTF, entre d'altres.

Com veieu, és una eina que pràcticament ha pensat en tot. Ara bé, sempre hi ha uns pros i uns contres de fer-la servir o no. Una de les pors més grans és el fet de pujar informació «compromesa» i que aquesta pugui ser filtrada. D'altra banda, tens la possibilitat de viatjar a qualsevol costat sense portar pendrives, discos, etc. amb aquesta informació, i així treballar vagis on vagis. Et parlem de tot allò bo, i allò no tan bo, que té Google Docs?

Avantatges i inconvenients d'utilitzar Google Docs

Fins a aquest punt us hem explicat moltes coses bones de Google Docs. I ho continuarem fent. Però volem ser objectius i tota eina, programa… té els seus avantatges i inconvenients. I aquest no n'és una excepció.

Entre els avantatges que té utilitzar Google Docs, la primera i principal és la gratuïtat. Tampoc has de descarregar-lo ni instal·lar res al teu ordinador. Simplement amb un correu de Gmail ja tindràs accés a aquesta i moltes altres eines. Com a segon avantatge tens la col·laboració en temps real amb diverses persones, cosa que facilita la comunicació i el treball en equip.

El fet de poder accedir als documents des de qualsevol dispositiu amb connexió a Internet és també un plus, sobretot perquè no et limita només a l'ordinador, sinó que també hi pots entrar des del mòbil, o la tauleta.

Ara bé, i què té de dolent? En realitat, hi ha diversos punts a tenir en compte que ens agradaria que revisessis:

  • Depèn duna connexió a Internet per funcionar. Si no hi ha Internet no tindràs accés als documents (si bé ara pot treballar sense Internet i els canvis pugen quan es connecti).
  • Podeu tenir problemes de seguretat si no es configura correctament.
  • Problemes de compatibilitat amb alguns formats de fitxer. És una cosa inevitable. Si importeu un document i Google Docs és incapaç de llegir-lo, no podreu fer res amb ell.
  • Errors en el rendiment si es treballa amb documents molt grans o complexos.
  • Problemes de privadesa si es comparteixen documents amb persones no desitjades. O si per exemple el comparteixes amb un equip i un membre d'aquest se'n va però t'oblides treure'l dels usuaris que poden veure aquest document.

Aleshores, és fiable?

Respondre aquesta pregunta no és fàcil. I és que, depenent de l'ús que li vulguis donar, et podríem dir que sí o que no.

Per exemple, si l'usaràs per tenir un document amb totes les referències dels teus productes per a la teva botiga online, podríem dir que sí, és fiable ia més t'ajudarà a tenir aquesta documentació vagis on vagis. Si el fas servir per tenir una còpia en un document de la teva llista de correus als quals els envies un newsletter, ja dependrà de què tan segur penses que està aquest fitxer. Si bé Google protegeix, la informació més «compromesa», «personal» i que necessita una seguretat alta, per a nosaltres no hauria de pujar ni a Google Drive ni a Google Docs.

La decisió l'has de prendre tu, però no hi ha dubte que Google Docs pot ser una bona solució i evitar-te haver d'instal·lar al teu ordinador un programa d'edició de textos o fins i tot dependre d'un ordinador per treballar (perquè ho pots fer pel mòbil o la tauleta).


Sigues el primer a comentar

Deixa el teu comentari

La seva adreça de correu electrònic no es publicarà. Els camps obligatoris estan marcats amb *

*

*

  1. Responsable de les dades: Miguel Ángel Gatón
  2. Finalitat de les dades: Controlar l'SPAM, gestió de comentaris.
  3. Legitimació: El teu consentiment
  4. Comunicació de les dades: No es comunicaran les dades a tercers excepte per obligació legal.
  5. Emmagatzematge de les dades: Base de dades allotjada en Occentus Networks (UE)
  6. Drets: En qualsevol moment pots limitar, recuperar i esborrar la teva informació.