Facturació. Comptabilitat. Impostos… T'ha donat un síncope? Hem de reconèixer que són termes que ens solen posar els nervis a flor de pell i llevat que tinguis un professional competent o un programa fàcil de facturació, de vegades et pot treure de les teves caselles.
Com que no volem que això et passi, hem pensat a donar-te una sèrie de consells sobre facturació que et poden venir molt bé i, sobretot, que faran més fàcil el procés a l'hora de dur-ho a terme. Què t'aconsellem? El següent.
Registra diàriament
Tant els ingressos com les despeses són una cosa que es pot donar diàriament a moltes empreses. Això és habitual, i el problema és que, si ho deixes tot per al final, després fer la facturació pot suposar perdre més hores (i no cinc minuts que és el que t'enduria, 10 si són moltes).
Per això, a l'hora de lliurar una factura, o pagar una despesa, procura portar un registre cada dia. Et traurà uns minuts, però a canvi ho tindràs tot molt més organitzat sense que se t'oblidi de ficar cap factura ni tampoc alguna despesa que rebaixi els impostos.
Estableix un dia per a les declaracions
Això és important perquè moltes vegades anem deixant, deixant i al final acabem per lliurar les factures quan s'acaba el termini. És a dir, a la nit. I òbviament, això no és el millor.
Per això, et recomanem que posis un dia concret que, passi el que passi, faràs les declaracions. Aquest dia és lliure d'altres necessitats i només et dedicaràs a la comptabilitat, facturació, revisió d'errors, factures, etc. per lliurar amb temps suficient els impostos.
Per exemple, s'imagina que el termini és fins al 20 d'abril. Doncs hauries de posar-te un dia abans d'aquell, potser l'11, per fer-ho, sense endarrerir-ho mai (excepte per força major, és clar).
Controla les factures impagades
Com saps, de vegades entreguem factures però no són pagades en aquest mateix moment. Ni tampoc uns dies després. Aquestes, malgrat que les hàgim tret i enviat als clients, si no han estat cobrades no són ingressos, per la qual cosa no les hem d'incloure a l'hora de declarar fins que es paguin.
Què vol dir això? Doncs que portar un control de les que són pagades i les que no et permetrà no haver d'afegir les que encara no has rebut el pagament. Això sí, un cop ho facis, les introduiràs el següent trimestre o any. I si no te les paguen les podràs reclamar.
La tecnologia està de part teva
Exacte. Portar la facturació i comptabilitat a mà ja és impensable perquè amb la tecnologia pots automatitzar molts processos i fer-ho tot més ràpid.
Si no has tocat abans un ordinador és possible que et costi adaptar-te, però un cop ho facis el més normal és que no et vulguis canviar de nou.
Un programa de facturació fàcil
De vegades ens empenyorem a pensar que perquè un programa sigui bo ha de tenir moltes característiques, personalitzacions, submenús… i en realitat no és així. En alguns casos, com és la facturació, es fan x activitats, moltes menys habituals. I el que necessites és un programa que sigui fàcil de fer servir, que et respongui quan ho necessitis i que t'ajudi a portar temes de facturacions, despeses, ingressos…
No ha de ser enorme, ni tenir gaires característiques; només aquelles que tu vulguis fer servir.
Facturació i comptabilitat, dues coses diferents
Compte, de vegades pensem que tot és el mateix, i encara que pot ser així en cas d'empreses petites o autònoms, quan són grans empreses això és diferent.
Si no sabeu com dur-ho tot a terme, el millor no és intentar fer-ho tu, sinó comptar amb l'ajuda d'un assessor. Sí, suposa un desemborsament, però t'oblides d'aquests problemes tediosos.
Busca'n un que et doni confiança, que entri dins del teu pressupost, i que sigui més una ajuda que un problema. La resta hauria d'estar solucionada per ell.
Compte amb la numeració de les factures
El nombre de les factures sempre ha de ser correlatiu. És a dir, si al llarg de l'any tens 20 clients, hauràs de tenir 20 factures cada mes, una per client. Però no vol dir que cada client comença un número, no. El primer client a qui factures és l'1. El segon, encara que sigui un altre, serà el 2, i així successivament.
Un altre punt important és que cal resetejar tots els anys. Per exemple, imagina que al desembre vas fer la factura 429. Al gener, quan hagis de presentar la factura a un altre client, no serà la 430. Sinó que serà la 1. Per què? Perquè es canvia d'any, i llavors tornem a la casella de sortida ia partir d'aquí continuem tot l'any.
No acaparis el coneixement en una sola persona
En una empresa, o en un autònom, ha de tenir en compte que es pot posar dolent en algun moment. Dies. Setmanes. Mesos. Estaràs sense ningú que faci les factures o les rebi?
Per això, el millor és que sempre hi hagi almenys dues persones que siguin com funciona el programa de facturació i com es fa tot. D'aquesta manera, davant de qualsevol imprevist, tindràs coberta aquesta feina i seguiràs funcionant bé.
Automatitza
Si tens un client i aquest fa anys, el més probable és que segueixi així. Però tu mes a mes has de fer manual la factura. Aleshores, per què no automatitzar-la? És a dir, cada mes automàticament es genera la factura ja que portarà el mateix import. Encara sense portar-ho, sí que pots fer que es dupliqui tota la factura i després canviar el total i que es canviï l'IVA, l'IRPF… sol. No t'estalviaria temps?
Doncs això mateix ho pots fer amb la tecnologia i els programes de facturació. Així només quedarà revisar i enviar.
Revisa dades i factures
Sempre és important revisar que tens els dades dels teus clients ben actualitzats i que les factures han sortit correctes (tant de més com de menys). El mateix amb les factures que hagis de pagar. Revisa que estigui tot correcte i, en cas contrari, avisa perquè ho canviïn.
No et portarà gaire temps i així t'assegures que tot surt com ha de ser. Si no, perdràs temps en haver de canviar-lo o sol·licitar els canvis a altres.
Tot i que aquests temes poden semblar complicats, en realitat no ho són tant. Només has de tenir els coneixements clars per fer-ho fàcilment. Necessites ajuda?