PDF (Portable Document Format) je format datoteke koji je obuhvatio sve elemente ispisanog dokumenta kao elektroničku sliku koja se može pregledavati, pregledavati, ispisivati ili prosljeđivati nekom drugom. PDF datoteke se kreiraju pomoću programa Adobe Acrobat, Acrobat Capture ili sličnih proizvoda.
Da biste pregledali i koristili datoteke, potreban vam je besplatni Acrobat Reader koji možete lako preuzeti. Nakon što preuzmete Reader, automatski će se pokrenuti kada želite pregledati PDF datoteku.
PDF datoteke su posebno korisne za dokumente kao što su članci u časopisima, brošure proizvoda ili flajeri na kojima želite sačuvati izvorni grafički izgled na mreži. PDF datoteka sadrži jednu ili više slika stranice, od kojih se svaka može povećati ili smanjiti. Možete ići gore i dolje po stranici.
PDF datoteke: kakva je njihova kompresija
Acrobatov proizvod koji vam omogućava stvaranje PDF datoteka prodaje se u ne previše nečuvenom cjenovnom rangu. Alternativa koja nije Adobe je proizvod koji se zove Niknak iz 5D, kompanije iz Velike Britanije. (Čitač je sam po sebi besplatan i može se koristiti kao dodatak vašem web pregledniku ili se može pokrenuti sam). Neke situacije u kojima su poželjne PDF datoteke uključuju:
Razvoj grafičkog dizajna u kojem članovi tima rade na daljinu i zato trebaju istraživati ideje za dizajn na mreži
Korisnici službe za pomoć koji trebaju vidjeti tiskanu knjigu koju korisnici gledaju
Internet distribucija bilo kojeg tiskanog dokumenta u kojem želite sačuvati njegov tiskani izgled
Acrobat PDF datoteke više su od slika dokumenata. Datoteke mogu ugraditi fontove slovima, tako da su dostupne bilo gdje koje gledate. Oni također mogu sadržavati interaktivne elemente kao što su tipke za unos obrazaca i za aktiviranje zvuka te Quicktime ili AVI filmove. PDF datoteke su optimizirane za web prikazivanjem teksta prije grafičkih slika i hipertekstualnih veza.
Korisnici se često pitaju kako smanjiti veličinu PDF datoteke kako bi osigurali da je prihvati sudski sistem upravljanja predmetima i tako uspješno arhivira elektroničkim putem.
Postoji čitav niz pravila o veličini datoteke, ovisno o sistemu upravljanja koji se koristi za upravljanje datotekama koje primate. Važno je unaprijed provjeriti lokalna pravila na vašem sudu.
Međutim, općenito je vrlo malo razloga da PDF-ovi budu stotine megabajta, osim ako ne sadrže dokaze koji se moraju sačuvati kao fotografije vrlo visoke rezolucije. Slijedeći nekoliko jednostavnih koraka, čak i velike datoteke koje imaju stotine stranica ne bi trebale premašiti 10 MB.
Kako odrediti veličinu vašeg PDF dokumenta
Ako koristite Adobe Acrobat, provjera veličine PDF-a je jednostavna. Samo kliknite File, a zatim Properties. Vidjet ćete puno informacija o vašem dokumentu, uključujući njegovu veličinu.
Možete i otići do mape koja sadrži dokument, kliknuti ga desnom tipkom miša i kliknuti svojstva.
Učitavanje većih datoteka trajat će duže, teško ih je podijeliti elektroničkim putem (na primjer, putem e-pošte) i brže će potrošiti pohranu datoteka vaše advokatske kancelarije. Također, iako sudovi prihvaćaju veće veličine datoteka, radije obrađuju manje, optimizovanije datoteke.
Pa kako bi trebalo smanjiti veličinu PDF dokumenata? Evo pet kratkih savjeta.
Izbjegavajte skeniranje PDF-ova kad god je to moguće
Uobičajena je zabluda da za stvaranje PDF-ova ili kombiniranje nekoliko dokumenata i ekspozicija u jedan PDF morate sve ispisati i zajedno skenirati. Elektronički pretvorene datoteke uglavnom su mnogo manje od skeniranih datoteka.
Treba skenirati samo dokumente koji postoje samo na papiru; svi ostali dokumenti mogu se elektronički pretvoriti iz izvorne datoteke spremanjem u PDF. Nadalje, pojedinačni dokumenti mogu se brzo kombinirati u obliku PDF-a pomoću softvera kao što je Adobe Acrobat, izbjegavajući potrebu za ispisom dokumenata kako bi se oni kombinirali.
Spremi kao "Mali PDF"
Ako je vaša datoteka i dalje vrlo velika nakon što je elektronički kreirana, umjesto skeniranja, još uvijek možete poduzeti nekoliko koraka. Najjednostavnije je ponovo spremiti datoteku kao PDF smanjene veličine.
U najnovijoj verziji Adobe Acrobat otvorite PDF koji želite ponovo spremiti kao manju datoteku, odaberite File, Save As Other, a zatim Small PDF. Od vas će se tražiti da odaberete kompatibilnost verzije koja vam je potrebna, a zatim možete kliknuti U redu da biste spremili. Preporučujemo vam da konfigurirate njegovu kompatibilnost s barem Acrobat X-om, jer se ta verzija i dalje široko koristi.
Koristite Adobe Acrobat PDF Optimizer
Ponekad želite imati veću kontrolu nad time koji elementi u vašem dokumentu se smanjuju ili uklanjaju. U tim okolnostima trebali biste odabrati alat za optimizaciju PDF-a.
Prije optimizacije datoteke, dobra je ideja provjeriti korištenje prostora datoteke: provjeriti koji elementi, poput fontova, slika itd., Koriste najviše podataka. Rezultati ovoga mogu vam dati ideje o tome gdje je najbolje smanjiti veličinu datoteke.
Da biste započeli optimizaciju, otvorite PDF u programu Acrobat, kliknite Datoteka, Spremi kao drugo, a zatim Optimizirani PDF. U dijaloškom okviru koji će se pojaviti kliknite Audit Space Usage u gornjem desnom uglu.
Smanjite veličinu prilikom spremanja u Wordu
U programu Word za pretvaranje dokumenta u PDF koristite opciju Spremi kao. Ova opcija generira prilično malu datoteku, ovisno o broju slika u dokumentu. Međutim, ako utvrdite da je vaš PDF pretvoren u Word još uvijek prevelik, postoji još jedna mogućnost u programu Word koja će stvoriti znatno manju datoteku. Evo kako se koristi:
Otvorite Word dokument koji želite pretvoriti u PDF. Kliknite gumb Datoteka, a zatim Spremi kao. U izborniku Spremi kao vrstu odaberite PDF i unesite željeno ime datoteke. Evo dodatnog koraka: tamo gdje piše Optimiziraj za na dnu dijaloškog okvira, odaberite Minimalna veličina (mrežno objavljivanje).
Koristite alat za ispis u PDF-u
Ostali PDF alati (ne Adobe) uglavnom sadrže funkcije koje će smanjiti veličinu vašeg PDF-a. Međutim, ako tražite besplatnu opciju, postoji nekoliko dostupnih. Trenutno najpreuzimaniji besplatni PDF kreator (prema download.com) je PrimoPDF.
Nakon što instalirate PrimoPDF, jednostavno otvorite PDF koji želite komprimirati (na primjer u Acrobat Readeru ili web pregledniku), pritisnite Ctrl + P da biste otvorili dijalog za ispis, odaberite PrimoPDF s popisa dostupnih pisača, a zatim kliknite Kreirajte PDF.
Imajte na umu da ovaj metod, poput jednostavnog spremanja PDF-a smanjene veličine u Adobe Acrobat, smanjuje kvalitet i rezoluciju slike.
Što se tiče uštede prostora na vašem Mac računaru, možete učiniti mnogo stvari: isprazniti smeće, ukloniti programe za instaliranje aplikacija, riješiti se dupliciranih datoteka i još mnogo toga.
Takođe možete smanjiti veličinu datoteke PDF dokumenata kako bi bili kompaktniji i zauzeli manje prostora na vašem Macu.
Međutim, važno je napomenuti da to također može smanjiti kvalitetu izvornog PDF-a.
Ako vam je potreban visokokvalitetni PDF za prezentaciju ili radni zadatak, možda ćete htjeti koristiti drugu metodu za uštedu prostora, poput spremanja u sigurnosni sistem zasnovan na oblaku ili na vanjskom tvrdom disku.
DF kompresija može pomoći u smanjenju troškova dijeljenja, skladištenja i prijenosa datoteka u oblak. Ubrzava postupak prijenosa, preuzimanja, ispisa ili dodavanja PDF-a, jer što je manja veličina, brže se distribuira.
Pa, koji je najbolji način da iskoristite sve prednosti koje nudi kompresija PDF-a? Angela O'Donnell to objašnjava odgovaranjem na naša pitanja u nastavku.
Možete li ukratko objasniti što je kompresija PDF-a?
Kompresija PDF-a reorganizira podatke u PDF datoteci, učinkovitije ih pohranjujući tako da se mogu smanjiti bez gubljenja važnih detalja u procesu. Preuređivanje podataka moglo bi značiti da se slike mijenjaju i / ili formatiraju kako bi se smanjila veličina datoteke.
Što ako moje datoteke kojima je potrebna kompresija nisu PDF? U ovom slučaju automatizacija dobro dođe, jer je ručno pretvaranje stotina, hiljada ili čak miliona dokumenata u PDF zastrašujući zadatak.
Administratori mogu uslugu automatskog pretvaranja usmjeriti na spremište dokumenata, poput glavnih sistema za upravljanje dokumentima (DMS), Dropbox, SharePoint ili čak jednu mapu na Windows mreži, i tiho pretvarati dokumente u PDF u pozadini.
Kako automatizacija radi u procesu kompresije?
Umjesto da primjenjuje kompresiju na datoteke ručno jednu po jednu, automatska usluga kompresije može kontinuirano obrađivati veliku količinu datoteka u vašem spremištu. Na taj se način sav posao kompresije obavlja u tišini u pozadini, bez potrebe da se korisnici uključuju nakon početnog podešavanja.
Ova vrsta automatizirane kompresije moćan je servis koji pokriva sve dokumente, bez obzira na to kako su završili u spremištu dokumenata.
Želite li vidjeti kako izgleda automatizirana kompresija? Ova praktična infografija pruža pregled kako funkcionira zajedno s automatskom uslugom obrade OCR-a.
Smanjivanje PDF datoteka na optimalne veličine, dajući vam četiri različite opcije veličine.
Organizacija PDF-ova po numeriranju, indeksiranju, vodenom žigu itd. to je moguće kada koristite PDFelement Pro.
Opcija serijske obrade olakšava život kada je potrebno istovremeno komprimirati, urediti, organizirati i podijeliti više PDF-ova.
Skenirani PDF-ovi mogu se pretvoriti u formate koji se mogu uređivati pomoću OCR tehnologije.
Od popunjavanja PDF obrazaca, izdvajanja podataka do osiguranja datoteka, sve je moguće uz pomoć iSky soft PDFelement Pro za Windows.
Metod 2. Smanjite PDF koristeći Microsoft Word
Poznato je da je MS Office odavno najbolji PC paket za Windows, ali ono što većina nas ne zna jeste da izdanjem MS Office 2013 možemo čak i bez problema stvarati i uređivati PDF datoteke. Ovo je veliki skok od Microsofta i korisno je za korisnike koji žele komprimirati svoje PDF datoteke na optimalne veličine u razne svrhe poput dijeljenja, pohrane itd.
Korak 1. Kada koristite MS Word 2013, sve što morate učiniti je spremiti Word datoteku u PDF obliku. U prozoru "Spremi kao" ("Datoteka"> "Spremi kao") odaberite PDF s padajućeg popisa koji sadrži izlazne formate, a također odaberite "Minimalna veličina" iz donjih opcija. Ovo je nova značajka koja sprema Word dokument kao PDF datoteku u najoptimalnijoj veličini.
Rješavanje problema
Jedna od najvećih smetnji u radu s PDF datotekom je velika veličina datoteke. Nema ništa gore od e-pošte zaglavljene u vašoj odlaznoj pošti iz velike PDF datoteke, osim ako se naravno radi o polaganom preuzimanju PDF-a s weba.
Kako možete smanjiti veličinu PDF dokumenta? Iako ovo uvelike ovisi od jednog PDF do drugog i vrste sadržaja koji sadrži, posebno postoje neke općenite mogućnosti stvaranja PDF-a na koje biste trebali obratiti veliku pažnju. Nekoliko podešavanja tu i tamo u velikoj će mjeri smanjiti megabajte vaše datoteke.
Koristite naredbu "Spremi kao".
Ovo je dobro mjesto za početak smanjenja otoka. Svaki put kad u aplikaciji pritisnete "Spremi", na kraju dobijete općenito veću veličinu datoteke. To je zato što funkcija sprema promjene i dodaje ih u datoteku. Isto vrijedi i za PDF datoteke.
Umjesto toga, upotrijebite naredbu "Spremi kao". Na taj način prepisujete cijelu datoteku uklanjajući neiskorištene objekte i nakupljene promjene. Rezultat je manja PDF datoteka s kojom možete rukovati. Dakle, odaberite opciju "Spremi kao" nakon što dodate sve što je potrebno u vaš PDF.
Komprimirajte i smanjite veličinu PDF slika
S obzirom na današnju vizualnu prirodu digitalnog sadržaja, slike su velik dio PDF datoteka. Međutim, ako vaš PDF nije namijenjen potrebama visoke rezolucije, datoteku možete držati pod kontrolom smanjenjem veličine i komprimiranjem slika. Smanjivanjem uzorka bitmap slika u osnovi smanjujete broj piksela, što smanjuje ukupnu rezoluciju, a time i veličinu PDF-a.
Odaberite pravi prostor u boji
Možda ste već čuli za RGB i CMYK prostore boja. Svaka od njih ima različite metode rukovanja bojom. Općenito, CMYK je idealan za ispis, dok je RGB idealan za prikaz na ekranu.
Ako se vaš PDF želi gledati prvenstveno na webu ili na ekranu računara, odaberite RGB prostor boje za vaše PDF slike. U nekim PDF kreatorima možete odabrati pretvaranje CMYK slika u RGB ako je potrebno. Potrebno je manje podataka od CMYK. A manje kanala podataka znači manju veličinu datoteke.
Podkonfigurirajte fontove
Ugrađivanjem fontova u osnovi zatvarate čitav skup znakova u PDF, što može značajno napuhati datoteku. Pokušajte umjesto toga podsetiti izvore. Veličina PDF-a bit će minimalna.
Kada je font podskup, dodaju se samo znakovi fonta koji se koriste u PDF-u. Ako se u datoteci ne koristi specijalni znak poput "#", znak neće biti uključen. U većini slučajeva možete odabrati automatsko podskupovanje fontova ako je upotreba znakova manja od određene količine. Iskoristite ovu mogućnost ako je imate. PDF fontovi su jednako važni kao i slike.
Uklonite nepotrebne sitnice
Ovisno o tome kome je i čemu namijenjen vaš PDF sadržaj, možete znatno smanjiti napuhavanje. Aplikacije koje kreiraju PDF-ove za određene potrebe, kao što je Adobe Photoshop, omogućit će vam spremanje PDF-ova s naprednim postavkama kao što je očuvanje mogućnosti uređivanja Photoshopa.
Ali ako se vaši PDF-ovi u Photoshopu ne otvaraju isključivo za uređivanje, tada nema potrebe za pripremom datoteke za to. Dakle, prije spremanja PDF-a sa svim zvukovima i idejama, steknite dobru ideju o tome kako će se vaš PDF koristiti i možete lako smanjiti veličinu u skladu s tim.
PDF-ovi bi trebali biti visokog kvaliteta, ali ne mora nužno značiti da se moraju odražavati u veličini datoteke. Možete dobiti PDF datoteku kojom možete upravljati sa samo nekoliko podešavanja. I kao dodatni bonus, većinu ovih prilagodbi možete izvršiti pomoću programa Sonic PDF Creator. Morate otići na Pogled> Opcije stvaranja ... i možete im pristupiti kroz dijalog.