Ако работите много в интернет или работите с документи и трябва да вземете флашки с информацията, със сигурност ще ви е интересно да разберете какво е Google Docs. Може би вече го използвате или може би все още не сте му дали шанс.
По този повод, Искаме да ви представим този инструмент на Google че ако имате имейл от Gmail, със сигурност сте го виждали. Искате ли да знаете какво представлява, какви характеристики има и какви са функциите? И защо трябва да го използвате или защо не? Така че, продължавайте да четете това, което току-що събрахме за вас.
Какво е Google Документи
Първото нещо, което трябва да знаете, е какво представляват Google Документи. И в този случай говорим за a онлайн услуга за обработка на текст. С други думи, това е онлайн програма, в която ще можете да създавате и редактирате текстови документи онлайн. Освен това, като е свързан с интернет, всеки с връзка към този документ (и разрешения за редактиране) ще може да работи върху документа. Това позволява сътрудничество в реално време с други потребители.
И към това трябва да добавим силата достъп до документи от всяко устройство с интернет връзка.
Функции на Google Документи
Вече обсъдихме някои от най-важните функции на Google Документи, но искаме да отидем малко по-дълбоко, така че да разберете всичко, което този инструмент, който е в рамките на услугите, предлагани от Google Drive, ви предлага.
Между тях, най-забележителните са следните:
- Текстов процесор: позволява лесно писане, редактиране, форматиране и форматиране на текстове.
- Възможност за сътрудничество в реално време: позволява ви да работите върху един и същ документ с няколко души едновременно. Разбира се, необходимо е тези хора да имат достъп до документа и разрешения да го редактират.
- Преглед на хронологията на промените – Позволява ви да видите кой е направил промени в документ и да ги върнете, ако е необходимо.
- Правете коментари и предложения: Можете да добавяте коментари и предложения към документ, за да обсъдите промените.
- Имате няколко налични шаблона: за различни видове документи, като автобиографии, писма и др.
- Той е интегриран в Google Drive: всъщност тази услуга е една от тези, които имате в Google Drive заедно с други, като възможността за създаване на слайдове, електронни таблици...
- Той е съвместим с различни формати: ще можете да импортирате и експортирате документи в различни формати, като Microsoft Word, PDF, odt и др.
- Ще разполагате с разширени инструменти за редактиране: като таблици, графики, изображения и др.
- Можете да търсите информация в Интернет в документа.
- Има инструменти за достъпност: за регулиране на размера на текста, контраста и т.н.
- Той се интегрира с други инструменти на Google като Google Calendar, Google Meet и др.
За всичко това, Това е един от най-пълните инструменти и предлага множество предимства при използването му. Но какво наистина можете да правите с Google Документи?
Функции на Google Документи
Вече знаете какво е Google Документи. Знаете неговите характеристики. И може да имате представа за какво служи този инструмент. Но за всеки случай трябва да знаете, че говорим за текстообработваща програма, в която ще можете да създавате нови текстови документи. Заедно със съучениците си ще можете също да правите електронни таблици и презентации.
Но не просто създавайте документите. Ако имате такива, ще трябва само да ги качите в Google Drive и Google Docs ще се погрижи да ги отвори (или да ги конвертира за това), така че да можете да ги редактирате от където и да се намирате (стига да имате интернет).
Една от основните функции и предимства на Google Документи е възможност няколко души да работят върху документа едновременно. По този начин можете да видите кога човек пише върху него или да правите промени в реално време. В допълнение към тях е възможна възможността за коментиране и предлагане на промени (както можем да направим в Word, LibreOffice или OpenOffice).
Когато изтегляте тези документи, можем да ги споделим с други потребители и да им дадем разрешение за редактиране, но и да ги експортирате в различни формати като PDF, Word, RTF и др.
Както можете да видите, това е инструмент, който практически е помислил за всичко. Сега винаги има някои плюсове и минуси дали да го използвате или не. Един от най-големите страхове е фактът за качване на "компрометирана" информация и че тя може да изтече. От друга страна, имате възможност да пътувате навсякъде, без да носите флашки, дискове и т.н. с тази информация и по този начин да работите, където и да отидете. Да говорим ли за всички добри и не толкова добри неща, които има в Google Документи?
Предимства и недостатъци при използването на Google Документи
До този момент ви казахме много добри неща за Google Документи. И ще продължим да го правим. Но искаме да бъдем обективни и всеки инструмент, програма... има своите предимства и недостатъци. И това не е изключение.
Сред предимствата на използването на Google Документи, първото и основно е, че е безплатно. Освен това не е необходимо да го изтегляте или да инсталирате нещо на компютъра си. Просто с имейл в Gmail вече ще имате достъп до този и много други инструменти. Като второ предимство имате сътрудничество в реално време с няколко човека, което улеснява комуникацията и работата в екип.
Фактът, че можете да получите достъп до документите от всяко устройство с интернет връзка, също е плюс, особено след като не ви ограничава само до компютъра, но можете да влизате и от вашия мобилен телефон или таблет.
Сега, какво не е наред с това? Всъщност, Трябва да имате предвид няколко точки, които бихме искали да прегледате:
- Работата зависи от интернет връзката. Ако няма интернет, няма да имате достъп до документите (въпреки че сега можете да работите без интернет и промените се качват веднага щом се свържете).
- Може да имате проблеми със сигурността, ако не е конфигуриран правилно.
- Проблеми със съвместимостта с някои файлови формати. Това е нещо неизбежно. Ако импортирате документ и Google Документи не може да го прочете, няма да можете да правите нищо с него.
- Производителността се срива при работа с много големи или сложни документи.
- Проблеми с поверителността, ако документите се споделят с нежелани хора. Или ако, например, го споделите с екип и член на екипа напусне, но вие забравите да го премахнете от потребителите, които могат да видят този документ.
Така че надежден ли е?
Отговорът на този въпрос не е лесен. И това е, че в зависимост от употребата, която искате да му дадете, можем да кажем да или не.
Например Ако ще го използвате, за да имате документ с всички референции на вашите продукти за вашия онлайн магазин, можем да кажем да, Той е надежден и също така ще ви помогне да имате тази документация, където и да отидете. Ако го използвате, за да имате копие в документ от вашия пощенски списък, на който изпращате бюлетин, това ще зависи от това колко сигурен смятате, че този файл е. Въпреки че Google защитава най-„компрометираната“, „лична“ информация, която изисква висока степен на сигурност, за нас тя не трябва да се качва в Google Drive или Google Docs.
Решението трябва да бъде взето от вас, но няма съмнение, че Google Docs може да бъде добро решение и да избегнете необходимостта да инсталирате програма за редактиране на текст на вашия компютър или дори да разчитате на компютър, за да работи (защото можете да го направите от мобилно или таблетът).